Olietankers en speedboten
wendbaar werken in de 21e eeuw
Menno Lanting

Bij Managementboek

The art of systems thinking lies in seeing through complexity to the underlying structures generating change…it means organizing complexity into a coherent story than illuminates the causes of problems and how they can be remedied in enduring ways.

Peter Senge

Iedereen kan zelf bepalen in welke mate alles wat er gebeurt, hem wezenlijk raakt. Tussen datgene wat er met iemand gebeurt - de stimulus - en zijn response staat zijn vrijheid om die respons te kiezen.

Stephen Covey

Between stimulus and response, you have the power to choose.

Victor Frankl

Via onderstaande citaten uit De zeven eigenschappen van effectief leiderschap vertaalt Stephen Covey deze keuzevrijheid voor het kiezen van de respons naar een stoomcurcus 'proactiviteit': je bent géén slachtoffer, wees proactief!

• "Kunnen we zelf onze reactie kiezen? Een vrouw bij mij in de zaal zei ooit: 'Toen het tot mij doordrong dat dat inderdaad in mijn vermogen ligt, was dat even slikkn. Ik besefte dat ik ervoor had gekozen mij ongelukkig te voelen, maar ook dat ik ervoor kon kiezen om dat niet te zijn."
• "In ons leven gelden drie hoofdwaarden: de waarde die bepaald wordt door wat we meemaken;  de creatieve waarde, dat wat we in het leven roepen; en de waarde waarop we onze houding baseren, ofwel onze manier van reageren in moeilijke omstandigheden. De waarde die bepalend is voor je houding, is doorslaggevend. Anders gezegd, het belangrijkste is hoe we reageren op onze ervaringen."
• "Het ergste van een reactieve uitspraak is dat het vaak een self-fulfilling prophecy is. Mensen vinden bevestiging voor hun deterministische paradigma. Ze voelen zich steeds meer slachtoffer, alsof hun leven is voorbeschikt. Ze wijten hun situatie aan krachten van buiten af: andere mensen, omstandigheden, zelfs de sterren."
• "Het is veel gemakkelijker de schuld bij anderen te leggen of toe te schrijven aan conditionering en omstandigheden. Maar we zijn verantwoordelijk - verantwoord-elijk - voor ons eigen leven."

System is more than just a concept. It is an intellectual way of life, a worldview, a concept of the nature of reality and how to investigate it – a weltanschauung.

Russell Ackoff

In het artikel Een model voor procesondersteuning in software - Scheiden van functie- en sturingsaspecten van Danny Greefhorst en Ferd Lelieveld, passeren een aantal belangrijke basisgrippen de revu met betrekking tot processen en werkstromen.

Volgens Greefhorst en Leliveld kent een bedrijfsproces twee aspecten: het functionele en het sturingsaspect.

"Het functionele aspect beschrijft de transformatie van invoer naar uitvoer, bijvoorbeeld door het uitvoeren van een berekening. Het sturingsaspect beschrijft op welk moment in tijd, in welke volgorde en door wie processen worden uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan het afdwingen van een vier-ogen principe. Processen kunnen door mensen worden uitgevoerd, maar ook gedeeltelijk of volledig door geautomatiseerde systemen.

Processen kunnen verschillend van aard zijn. Enerzijds langdurig en complex, waarbij verschillende mensen en systemen een bijdrage moeten leveren. Anderzijds kunnen zij ook kort van duur zijn en door één mens of systeem worden uitgevoerd. Lange tijd was de besturing het onderwerp van alleen managers en bedrijfskundigen. Tegenwoordig is de IT-inrichting bepalend: de snelheid, transparantie en automatiseringsgraad van efficiënt uitgevoerde bedrijfsprocessen bepalen de concurrentiepositie."

Greefhorst en Leliveld beschrijven processen in termen van een drielagen model. Binnen dit model maken zij onderscheid tussen processen, activiteiten en taken:

1. Processen zijn langlopend en worden veelal door meerdere mensen en systemen uitgevoerd. Ze plaatsen uit te voeren activiteiten in een logische volgorde en specificeren uitvoerende rollen en verantwoordelijkheden.

2. Een activiteit is een eenheid van tijd, plaats en handeling en kan ononderbroken door één persoon of systeem worden uitgevoerd. Aan het einde van een activiteit wordt werk veelal overgedragen aan een ander persoon of systeem. Binnen een activiteit worden één of meer taken uitgevoerd, waarbij de volgorde van taken vaak niet van belang is.

3. Een taak is een hoeveelheid werk die binnen een korte hoeveelheid tijd wordt uitgevoerd en die altijd in zijn geheel moet slagen of falen.

Als het gaat om de rol van software bij het uitvoeren van processen, wijzen Greefhorst en Lelieveld erop dat een proces een functie- en een sturingsaspect heeft en dat het dan ook logisch is dat de rol van software tweeledig is. "In de eerste rol is software verantwoordelijk voor het uitvoeren van transformaties (functie). In de tweede rol bestuurt software het proces". Bij het besturen van een proces kan het gaan om activiteiten die door zowel mensen als software worden uitgevoerd. Beide vormen van sturing hebben als gemeenschappelijk kenmerk dat bij het optreden van een gebeurtenis moet worden bepaald welke volgende activiteit of taak moet worden uitgevoerd en door wie (of wat). Deze keuzen kunnen van tevoren zijn vastgelegd of kunnen zijn gebaseerd op de huidige toestand van het proces. In dat laatste geval zijn er regels nodig die werken op de procestoestand, zoals condities of algoritmen.

In het model van Greefhorst en Lelieveld zijn de workflowmanager, toepassingen en services belangrijke componenten. Workflow managers zijn gericht op het sturen van langlopende processen en activiteiten. Toepassingen zijn functionele componenten waarmee gebruikers activiteiten kunnen uitvoeren. Zij maken gebruik van herbruikbare services waarin bedrijfslogica en -gegevens zijn gedefinieerd.

"Workflow managers en modernere case-managers besturen processen en activiteiten. Deze sturing wordt vastlegd in de vorm van procesdefinities waarin staat wat de volgorde, routering, autorisatie en inhoud van de uit te voeren activiteiten is. Bij veel workflow
management tools ligt de nadruk op ondersteuning van processen die door gebruikers worden uitgevoerd, maar er zijn ook tools die langlopende geautomatiseerde processen ondersteunen. Processen van de eerste soort worden op verzoek van gebruikers gestart, waarna vervolgactiviteiten uit een werkbak te selecteren zijn. Het starten van een proces resulteert in een procesinstantie (ook wel “case” genoemd) waarin de procesgegevens worden geadministreerd.

Toepassingen ondersteunen gebruikers in het uitvoeren van activiteiten. Zij bevatten de realisatie van één of meer use-cases, die worden geactiveerd door een workflow manager. Een use-case bestaat uit een opeenvolging van schermen en taken die worden geactiveerd op basis van handelingen van de gebruiker.

Een service is een herbruikbare dienst met een gestandaardiseerde interface die wordt aangeboden door een softwarecomponent. Een service is bijvoorbeeld het opvragen van basisgegevens van een bepaalde klant. Het softwarecomponent dat de service realiseert
is afhankelijk van andere componenten waarin de daadwerkelijke bedrijfslogica is gedefinieerd. Afhankelijk van de ontwikkelmethode kunnen dit procedurele componenten zijn of componenten die een bepaald bedrijfsobject representeren. Denk hierbij aan bedrijfs-
objecten als “klant”, “overeenkomst” en “factuur”.

Bron: Een model voor procesondersteuning in software - Scheiden van functie- en sturingsaspecten, Danny Greefhorst en Ferd Leliveld, in: Software Release Magazine 4 (juni 2002)

De informatieprofessional 3.0
strategische vaardigheden voor ITers van nu
Rik Maes, Erik de Vries, Wouter Bronsgeest e.a.

Bij Bol.com | Managementboek

Make your life a masterpiece; imagine no limitations on what you can be, have or do.

Brian Tracy

Een algemeen bekende indeling van managementinformatie is die naar de niveaus operationele, tactische en strategische informatie.

1. Operationele informatie is nodig op de werkvloer om de bedrijfsprocessen vlot te laten verlopen. De informatie heeft vaak een 'logistiek' karakter. Het gaat bijvoorbeeld om het regelen van de goederenstroom, om het maken van een projectplanning of fasecalculatie, of het bewaken van de individuele openstaande vordering bij debiteurenbeheer.

2. Tactische informatie is nodig voor het monitoren van de bedrijfsprocessen; het aansturen van de bedrijfsprocessen op een hoger niveau. Hier spelen bijvoorbeeld vragen over de bezettingsgraad van een afdeling, de kostprijs van een product, de hoogte van de onderhanden werkpositie enzovoort.

3. Strategische informatie is nodig voor het aansturen van de organisatie als geheel. Waar gaan we als organisatie naar toe? Hoe ziet onze markt er over drie jaar uit? Strategische informatie laat zich het minst gemakkelijk vatten in structuren.

Bron: Projecten in control, Jan Bloem en Robert Roosendaal

If you are working on something exciting that you really care about, you don’t have to be pushed. The vision pulls you.

Steve Jobs

Bij het formuleren van een business requirement kan de onderstaande syntax worden gebruikt:

<bedrijf(sonderdeel)> heeft <doel>, daarvoor dient

<proces/systeem> de volgende <prestatie, eigenschappen> te leveren.

Bij het eliciteren van requirements is het zaak de behoeften van gebruikers te vertalen naar meetbare requirements:

Zie ook mijn slideshare-presentatie met de 2 bovenstaande afbeeldingen.