A problem cannot be solved by people who are concerned with only one or another of its parts.

Masanobu Fukuoka

He who stops being better stops being good.

Oliver Cromwell

De inzet van Lean wordt bepaald door de gestelde doelen. De grootte van de gap tussen de doelen en de huidige situate bepaalt mede waar je aan de slag gaat. De praktijk laat zien dat er vaak te veel doelen zijn en dat de doelen te abstract zijn om actief richting te geven. Om effectief aan de slag te kunnen gaan moeten de medewerkers duidelijk voor ogen hebben hoe en waar ze kunnen bijdragen aan het realiseren van de doelen. De bedrijfsdoelen moeten worden opgedeeld in kleine, voor het team beïnvloedbare doelen. Dit proces noemen we 'strategie-uitrol' of 'policy deployment'.

(...)

Het uitgangspunt voor een strategie is de visie en missie van de organisatie. Bij de visie en missie horen de doelen die de organisatie wil bereiken. Op organisatieniveau geeft een strategie aan waar de organisatie nu staat en hoe zij invulling geeft aan de visie en missie. Een strategie geeft antwoord op de vragen wat de organisatie gaat doen om de doelen te realiseren en hoe objectief kan worden vastgesteld of die doelen zijn gerealiseerd.

(...)

Lean kent enkele hulpmiddelen ter ondersteuning van de strategie-uitrol: de doelstellingenboom en de X-matrix. Die middelen zijn bedoeld om te helpen bij wat lastig is in het uitrollen van de strategie. Het vertalen van doelen naar kleinere doelen voor afdelingen en medewerkers, het consistent en compleet houden van die doelstellingen en zorgen dat er geen overlap en dubbeltellingen in zitten. Dit klinkt heel logisch en eenvoudig, maar in de praktijk blijkt dit een moeilijk en bijna onoverkomelijk probleem voor managers. In de X-matrix worden in een matrix de visie, de doelstellingen, verbeterprogramma's en acties aan elkaar gekoppeld.

Daarmee wordt zeker gesteld dat er geen zaken tussen wal en schip vallen. Het stelt nog niet zeker dat de doelen samen uitputtend zijn en elkaar niet overlappen. Daarvoor is een doelstellingenboom een belangrijk hulpmiddel. In een hiërarchische boomstructuur wordt een strategisch doel stap voor stap in kleine doelen ontleedt. Beide hulpmiddelen tref je relatief weinig aan in Lean-projecten. De oorzaak ligt in het feit dat Lean gezien wordt als iets voor de werkvloer. Een andere reden is dat het opstellen van een doelstellingenboom en x-matrix in de praktijk heel lastig is, terwijl iedereen verondersteld dat de doelstellingen zijn uitgewerkt.

In feite zijn er meestal strategische doelen op hoog niveau en operationele doelen op uitvoeringsniveau. Die zijn niet aan elkaar gekoppeld. Het gevolg is dat het voor medewerkers niet duidelijk is wat hun bijdrage is aan de bedrijfsdoelen en dat het management niet goed kan sturen.

Bij een goede doelstelling kun je objectief vaststellen of die is gehaald. Vermijd begrippen als 'optimaal', 'efficiënt', 'beter' enzovoort. Wie wil er geen efficiënte dienstverlening?! Een doel waar iedereen het altijd mee eens is, is geen goed doe. Je moet een zinvolle discussie kunnen voeren over waarom wel/niet, waarom zo veel en niet meer/minder.

Bron: Succesvol Lean, Vincent Wiegel & John Maes

Bewaren

William Edwards Deming waarschuwt in zijn boek The New Economics: For Industry, Government, Education voor een belangrijk risico van numerieke doelen:

Will a numerical goal be achieved? Anybody can achieve almost any goal by:
•    Redefinition of terms
•    Distortion and faking
•    Running up costs

Zie ook: Betere resultaten (lees: cijfers) volgens Brian Joiner

Bron: The New Economics: For Industry, Government, Education, W. Edwards Deming

In het boek De kleine Covey - De zeven eigenschappen samengevat beschrijven Jan Kuipers en Ben Tiggelaar het Coviaanse principe van het beginnen met het einde voor ogen, met - uiteraard - de beroemde begrafenis-metafoor:

Begin met het einde voor ogen

De tweede eigenschap draait om het kiezen van de juiste doelen in het leven. Het gaat erom dat je ontdekt wat je persoonlijke missie is en die uitwerkt.

Stel je voor dat je na je dood getuige bent van je eigen begrafenis. Je ziet de gezichten van de mensen die gekomen zijn en luister naar wat ze over je zeggen. Probeer eens te bedenken wat je graag zou willen dat ze zeggen. Hoe zou je herinnerd willen worden op je werk? En je familie en vrienden, wat zouden zij zeggen over je karakter, over wat je hebt bijgedragen of gepresteerd? Met deze enigszins confronterende opdracht kun je achterhalen wat jouw persoonlijke definitie is van succes.

Door deze 'begrafenisoefening' te doen, kun je ontdekken wat je belangrijkste waarden zijn. Waar draait het in het leven echt om voor jou? Door vooruit te denken naar het einde ontwikkel je een eigen kompas om te beoordelen of wat je vandaag doet echt de moeite waard is en bijdraagt aan wat je uiteindelijk wilt bereiken. Als je weet waar je naartoe wilt, wordt het een stuk eenvoudiger om te bepalen wat de juiste stappen zijn.

Sommige mensen werken keihard om de maatschappelijke ladder te beklimmen, om daarna te ontdekken dat de ladder tegen de verkeerde muur staat. Je bent dan wel actief geweest, maar niet effectief.

Twee scheppingen

Achter deze tweede eigenschap, 'Begin met het einde voor ogen', gaat een principe schuil, een natuurlijke wetmatigheid. En dat principe luidt: alles wordt tweemaal geschapen. Alles wordt eerst bedacht en daarna pas uitgevoerd. Net als bij het bouwen van een huis of bij het starten van een bedrijf. De eerste creatie vindt echter niet altijd bewust plaats, waarschuwt Covey. Als we niet proactief zijn, zal ons leven namelijk worden vormgegeven door de mensen om ons heen en door de omstandigheden. Of we er nu over nadenken of niet, elk aspect van ons leven kent een eerste schepping.

Volgens Covey draait de eerste schepping, het maken van plannen, om 'leiderschap'. De tweede schepping, de uitvoering, gaat om 'management'. Leiderschap hoort in zijn visie altijd vóór management te komen. Een manager probeert namelijk meestal zo snel mogelijk de ladder op te klimmen. Maar een leider moet eerst kijken of de ladder wel tegen de juiste muur staat.

Bron: De kleine Covey - De zeven eigenschappen samengevat, Jan Kuipers & Ben Tiggelaar