(...)

Wat is process mapping?

Processen kunnen grafisch worden weergegeven door middel van process mapping. Met deze krachtige methodiek brengt u de relaties en proces-stappen, beslispunten en de flow van het proces door de verschillende organisatie-eenheden in kaart en creëert u een gezamenlijk beeld van de processen en relaties.

Gebruikmakend van:
• het procesrelatiediagram;
• de functieoverschrijdende flowchart;
• de lineaire flowchart
en de daarbij behorende symbolen wordt helder of de activiteiten begrepen en goed gemanaged worden.

Process maps bieden een basis voor discussie over de invulling van de processen zoals ze zijn, zouden moeten zijn en wellicht zouden kunnen zijn, het vinden van verbeterthema's en het ontwikkelen van een toekomstvisie.

Iedere organisatie levert producten of diensten aan zijn klanten middels een set van onderling ge relateerde activiteiten. Process mapping helpt ervoor te zorgen dat de klant de gewenste service of het gewenste product krijgt.

Process mapping is belangrijk om een of meer van de volgende redenen:

• Het visualiseert het proces en geeft daarmee een identiek 'beeld' voor alle betrokkenen.
• Het zorgt voor een heldere communicatie van processen, taken en verantwoordelijkheden, namelijk bij:
- degenen die in al in het proces werkzaam zijn;
- het management;
- nieuwe medewerkers (instructie);
- de klanten.
• Bij process mapping ontstaat een gemeenschappelijk begrip voor het totale proces. Het zorgt voor ontwikkelen van procesdenken en bewustwording met betrekking tot het netwerk van processen binnen een organisatie.
• Analyse met behulp van process mapping leidt tot identificatie van risico's, bottlenecks of probleemgebieden in een proces en daarmee tot reductie van:
- doorlooptijd;
- benodigde ruimte;
- benodigde resources;
- aantal processtappen (elimineren van processtappen zonder toegevoegde waarde);
- proceskosten;
- managementkosten.
• Process mapping als auditvorm leidt direct tot commitment bij de geauditeerden.

• Wanneer het proces helder is en de betrokkenen bekend zijn is dit basis voor efficiëntere organisatievormen.
• Wanneer process mapping met de betrokkenen in het proces wordt uitgevoerd is dit van invloed op:
- teamvorming;
- het bereiken van commitment, zowel ten aanzien van de volgorde van de stappen binnen een proces als voor eventueel aan te pakken thema's en de prioriteiten;
- het stimuleren van veranderingsgezindheid.
• Process mapping levert een perfecte basis voor:
- het bepalen van kritische succesfactoren in het proces;
- en daarmee voor het vinden van de juiste procesindicatoren (ontwikkelen van een 'proces-dashboard').
• Ontwerpen van een totaal nieuw proces.
• Onderzoeken hoe andere processen een specifiek proces beïnvloeden.
• Definiëren van de output om de noodzakelijke input te kunnen bepalen.
• Trainen van nieuwe medewerkers of trainen van medewerkers voor een veranderd proces.

Bron: Process Mapping - Een praktische methodiek voor een heldere kijk op businessprocessen, Hans Terhürne

Het Processenmodel of ook wel HPS (Hiërachisch Processen Schema) biedt een totaaloverzicht van hoofdprocessen en deelprocessen.
Het HPS heeft als doel de relevante bedrijfsprocessen gegroepeerd in kaart te brengen. Deze groepering van
processen wordt in het schema hiërarchisch weergegeven. Het uiteenrafelen van alle hoofdprocessen in deelprocessen en wederom in deel-deelprocessen wordt ook wel aangeduid met procesdecompositie.

Hiërarchisch processen schema (HPS)

Een totaaloverzicht van hoofdprocessen en (sub)processen. Het hiërarchisch processenschema heeft als doel de relevante bedrijfsprocessen gegroepeerd in kaart te brengen. Deze groepering van processen wordt in het schema hiërarchisch weergegeven.

Bron: De AO en procesmanagement - Theorie en voorbeelden van de AO en procesmanagement, AO-online

 

Procesmodel

Een model dat weergeeft hoe processen samenhangen en zijn opgebouwd uit activiteiten.

Bron: https://begrippen.archixl.nl/archixl/nl/page/Procesmodel

 

 

Basisprincipe voor het benoemen van hoofdprocessen

De hoofdprocessen hebben allemaal concreet benoemde eindproducten, en lopen van 'klant-tot-klant' (van aanvraag tot en met levering, administratieve afhandeling en betaling). Dit betekent dat aan een hoofdproces altijd een klant(groep) of opdrachtgever is te koppelen en een set aan doelstellingen, die door het hoofdproces gerealiseerd moeten worden. Dit geldt zowel voor externe als voor interne klanten. Met betrekking tot de voortbrengingsprocessen is dit gedefinieerd in de vorm van product-marktcombinaties en waardediscipline. Door systematisch te zoeken naar combinaties van producten/klanten/waarde en voortbrengingsacti-viteiten die noodzakelijk zijn worden verschillende hoofdprocessen benoemd.

Hoofdprocessen
Een goede werkwijze voor het selecteren van de belangrijkste voortbrengingsprocessen is de volgende:
— start met de belangrijkste product-marktcombinatie en benoem daarvoor het hoofdproces (begin- en eindpunt, belangrijkste activiteiten en doelstellingen);
— toets voor de volgende (vergelijkbare) product-marktcombinatie of deze past binnen het benoemde voortbrengingsproces (kleine aanpassingen mogen);
— indien dit niet past, definieer een nieuw voortbrengingsproces en ga door naar de volgende product-marktcombinatie; een belangrijk criterium is dat een nieuw voortbrengingsproces voldoende omvang (of potentiële omvang) moet hebben om een eigen 'inrichting' te kunnen realiseren;
— toets vervolgens of alle concrete klantvragen op deze manier afgedekt zijn; want product-marktcombinaties zijn relatief abstracte inside-out gerichte beschrijvingen, terwijl klanten uiteraard ook zelf richting organisatie initiatieven nemen.

In essentie kan deze benadering gevolgd worden voor alle soorten bedrijfsprocessen, waarbij het dus van belang is om helder te hebben welke producten geleverd worden, voor welke (ook interne) klanten en welke eisen daaraan gesteld worden. Daarnaast is het nuttig om een beeld te hebben van inhoudelijke opvattingen die kunnen helpen bij het onderscheiden, van de verschillende soorten hoofdprocessen. Hieronder beschrijven we de verschillende soorten bedrijfsprocessen en geven we aan welk type onderscheid is te maken.

(...)

Logische procesmodellen

Logische modellen gaan uit van product-marktcombinaties en hoofdproductgroepen en geven per 'van klant-tot-klantproces' het logische verloop van het proces weer. Een logisch procesverloop wil zeggen de gewenste opeenvolging van activiteiten waarvoor deelprocessen worden afgebakend en tussenproducten ontstaan (als resultaat van een bepaald deelproces).

Denken in functies kan helpen om een logisch model te ontwikkelen en om herbruikbare bouwstenen te ontwikkelen (een van de nog te beantwoorden vragen).

De functie van een activiteit
Door activiteiten te benoemen in termen van het resultaat van die activiteiten en daarbij af te zien van inrichtingsaspecten ontstaat een stabiel referentiekader van de werking van geselecteerde hoofdprocessen. We noemen dat de functie van een activiteit. De functie benoemen betekent aangeven waartoe de activiteit dient en wat de activiteit betekent voor de omgeving, bijvoorbeeld vastleggen vordering, innen vordering, opstellen offerte, berekenen premie, vastleggen schuld, aflossen schuld. Door concentreren op de functie in plaats van op de huidige wijze van uitvoeren, ontstaat zicht op andere manieren om die functies te realiseren.

De inrichtingsonafhankelijke beschrijving van activiteiten in functies is de basis voor het inrichten van bedrijfsprocessen. Daarnaast geldt dat voor het voortbrengen van de onderscheiden product-marktcombinaties (deels) dezelfde functies worden gebruikt. Zo kent het voortbrengen van een hypotheek als basisfuncties onder andere aanvragen offerte, opstellen offerte, uitbrengen offerte, ontvangen getekende offerte, verstrekken lening, innen rente. De verschillende product-marktcombinaties voor verschillende hypotheken kunnen verschillen in gekozen waardediscipline en in orderstroomkenmerken. Daardoor kunnen inrichtingsaspecten (door wie uit te voeren, waarmee uit te voeren) verschillen, terwijl de functie hetzelfde is. Dit betekent dat hoewel de basisfuncties voor elke hypotheek hetzelfde zijn, toch niet zonder meer alle hypotheekvormen door hetzelfde voortbrengingsproces kunnen lopen.

(...)

Het ontwikkelen van een logisch procesmodel voor een hoofdproces verloopt in de volgende stappen:
— exact definiëren van begin- en eindpunt van het hoofdproces;
— beschrijven en standaardiseren van activiteiten binnen het hoofdproces met behulp van het functiemodel;
— indelen van activiteiten naar deelprocessen, waarbij achtereenvolgens de volgende toetsen uitgevoerd worden:

• is het realiseren van klantwaarde voldoende geborgd?
• is het realiseren van businesswaarde voldoende geborgd?
• zijn product- en/of klantspecifieke activiteiten geborgd?
• voldoet deze procesgang ook bij groot en/of wisselend volume (de orderstroomkenmerken)?
• is het proces herkenbaar genoeg voor de organisatie (waaraan herken je dat dit proces bij onze organisatie hoort en niet bij de concullega)?
• voldoet het proces aan de gestelde prestatie-eisen en flexibiliteits-eisen? waar nodig benoemen van ontkoppelpunten, voorraadpunten en buffers binnen de procesgang, uitspraken doen over werken met series en benoemen van de hoofdlijnen van de procesbesturing; vastleggen van het logische procesmodel in een stroomschema; benoemen overdrachtspunten naar andere processen, cordinatiepunten en -mechanismen; verifiëren relevantie logische modellen in relatie tot het centrale vraag

Bron: Bedrijfsprocessen onder architectuur, Koriander Achterberg & Huub Torremans

Bij procesmodellering worden verschillende modelleringsmethoden gebruikt, zoals:

• Business Process Modeling Notation (BPMN)
• Event Driven Process Chain (Epc)
• Unified Modeling Language (UML)
• IDEF-methoden (Integrated DEFinition)
• Petrinetten
• RACI-model

Afhankelijk van het proces en de gekozen modelleermethode kan in het schema gebruikgemaakt worden van verschillende elementen. Algemeen kunnen de volgende elementen gebruikt worden:

• Activiteiten (bijvoorbeeld: verstuur bestelling). Activiteiten zorgen ervoor dat een status overgaat naar een andere status.
• Status (Artikel geleverd)
• Controlesignaal of trigger (de orderaanvraag)
• Beslissing (is er betaald?)
• Communicatie (formulieren, brieven)
• Betrokkenen (wie is er verantwoordelijk?)

Bron: https://nl.linkfang.org/wiki/Procesmodellering

Procesmodel

Het procesmodel wordt ook wel de kapstok of de paraplu genoemd waar de processen onder hangen. Het model laat de relaties zien tussen de verschillende processen zien. Zo geeft het model inzicht in de inrichting en clustering van de processen. Hiermee wordt het gesprek over de processen gemakkelijker. Het is net als beschreven processen, procedures en werkinstructies een visueel hulpmiddel.

Bron: Het procesmanagement kookboek, Marion van Wezel

Het hiërarchisch processchema geeft een hiërarchische opsplitsing van de in de organisatie aanwezige processen. Het eerste niveau bestaat uit de processen van de waardenkringloop. Vervolgens worden de productgerelateerde processen benoemd. Deze processen worden verder uitgesplitst tot op het niveau waarop een afgebakend proces kan worden benoemd. Van een afgebakend proces is sprake wanneer een duidelijk begin- en eindpunt kan worden aangewezen.

Het hiërarchisch processchema is een sterk instrument voor de beschrijver maar geeft slechts een decompositie van de processen weer. Het hiërarchisch proces-schema  geeft  geen  relaties  tussen  de  processen  weer.  Hiervoor  zijn  technieken  als  globale processchema’s beter te gebruiken. Voordat een hiërarchisch processchema getekend kan worden dient een goede top-down-analyse van de organisatieprocessen te worden gemaakt. De processen worden op een zodanige manier geordend dat de processen die op het laagste niveau worden onderscheiden, hanteerbaar en geschikt zijn om afzonderlijk te beschrijven in detailprocesschema’s of formulierenloopschema’s. Het verdient aanbeveling om de processen los van de afdelingen waar deze spelen te beschouwen.

(...)

Schemavormen
Er is een meest gebruikte schemavorm van het hiërarchisch processchema. Deze vorm wordt hieronder behandeld. Andere vormen zijn:
• De  waardenkringloop: deze vorm wordt gebruikt om de relatie en samenhang tussen de geld- en goederenbeweging aan te geven.
• Het Porters-bedrijfsmodel: deze vorm wordt gebruikt om alle organisaties in sa-menhang in beeld te brengen en tevens om de procesdynamiek te behouden.
• Het IDEFO-schema brengt de processen in een logische samenhang en geeft de relatie tussen de processen.

(...)

Tekenconventies
Er zijn nauwelijks voorschriften voor het tekenen van een hiërarchisch processchema. In  de  praktijk  worden  voor  de  organisatie  rechthoeken  gebruikt  zoals  ook  in  het  voorbeeld is gedaan. Toch nog een paar tips:
•  Besteed veel aandacht aan het opsplitsen van de organisatieprocessen in hiërarchische processen. Het hiërarchisch processchema vormt namelijk de basis voor de verdere uitwerking van de detailprocessen.
•  Gebruik zoveel mogelijk werkwoorden in de naamgeving, bijvoorbeeld: ‘Controleren recht op Ziektewet’.
•  Zorg bij het benoemen van processen voor duidelijk afgebakende processen met een duidelijk begin- en eindpunt.

Bron: Inrichten en optimaliseren van organisaties ict-gedreven organisatieverbetering, Peter Noordam

Een (sub)proces leidt tot een betekenisvol resultaat voor een interne of externe klant. In het ideale geval is de naam van een proces(onderdeel) dan ook afgeleid van het doel dat je ermee wilt bereiken: je beschrijft de uitkomst van een succesvolle uitvoering.

Binnen transactionele (lees: informatie-intensieve) processen kun je bij het kiezen van een naam voor het (sub)proces vaak verwijzen naar het bedrijfsobject dat een transformatie ondergaat, in combinatie met een werkwoord ('bepaal', 'beantwoord', etc.).

Een processtap is slechts een deel van de reis op weg naar het 'completeren' van een bedrijfsobject. Daarom zul je in de benaming van een stappen op weg naar een compleet be-/verwerkt bedrijfsobject aangeven om welke fase van bewerking het gaat.

Een processtap is een eenheid van werk die is verbonden aan precies 1 object (case) die uitgevoerd wordt door 1 rol.

Binnen een processtap kun je activiteiten onderscheiden.

Een activiteit beschrijft werk. Elke activiteit specificeert een van de geconsumeerde inputs binnen de activiteit en toont het als werk dat onderscheiden kan worden van het werk dat nodig is voor de transformatie of de transactie die de output produceert als resultaat van het afronden van de processtap.
De procesactiviteiten verschaffen de details voor het completeren van een verzameling van acties die nodig zijn om in een bepaalde processtap output te produceren.

Om een activiteit te identificeren, moet je kijken naar het blootleggen en pakken van de interactie tussen een individueel, atomair object die een medewerker in een bepaalde rol kan zien, raadplegen of bewerken tijdens het werk.

Hierbij zijn twee soorten activiteiten te onderscheiden:

1. Er is altijd een activiteit die verwijst naar het werk om een bepaalde input om te zetten in output (transformationeel werk), het afronden van een transactie bij (bedrijfs)regelgebaseerd werk, óf - in een situatie van veel onduidelijkheid, een oordeel of een conclusie te bereiken (tacit werk).

2. De overige activiteiten hebben te maken met één van de inputs die gebruikt worden bij het creëren van de gewenste output.

Bron: The Complete Business Process Handbook: Body of Knowledge from Process Modeling to BPM, Volume I, Mark von Rosing