Don’t water your weeds.

Harvey MacKay

Jelle Koolwijk beschrijft in Sturen op resultaat - handleiding prestatiemeting (pdf) het nut en de noodzaak van het meten van prestaties:

Prestatiemeting is een doorlopend proces van monitoren en rapporteren van prestaties en de voortgang op het behalen van vooraf gestelde doelen. Prestatie-indicatoren kunnen zich richten op activiteiten die een bedrijf of leverancier van een bedrijf ontplooit (processen), de directe producten en/of diensten die een partij levert (output), en/of de resultaten die deze producten en/of diensten opleveren (uitkomsten). Met behulp van prestatiemeting kunnen ook uitspraken worden gedaan over de effectiviteit van de output. Bijvoorbeeld of de geleverde dienst of product overeenstemt met de verwachtingen, noden en behoeften van de huurders. Daarnaast kan iets worden gezegd over de efficiëntie van een proces; of een proces gestroomlijnd is verlopen.

Wat zijn prestatie-indicatoren?
Prestatie-indicatoren zijn meetbare grootheden die een onderneming in staat stellen om een geleverde prestatie te relateren aan een tevoren vastgestelde norm. De gemeten prestaties die worden gemeten op basis van deze prestatie-indicatoren vertellen ons iets belangrijks over de producten en diensten die worden geleverd en de processen die deze hebben voortgebracht. Ze zijn een gereedschap dat kan helpen in het begrijpen, managen, en verbeteren van de eigen organisatie of de processen die bedrijven onderling onderhouden.

Effectieve prestatie-indicatoren kunnen het volgende vertellen:
• hoe goed we het doen
• of we onze doelstellingen behalen
• of onze klanten tevreden zijn
• of we onze processen onder controle hebben
• of er verbeteringen nodig zijn.

Gemeten prestaties voorzien ons van informatie op basis waarvan we geïnformeerde beslissingen kunnen nemen. Een gemeten prestatie bestaat uit een getal en een eenheid van meting. Het getal vertelt iets over de omvang (hoeveel) en de eenheid geeft het getal een betekenis (wat). Prestatie-indicatoren zijn altijd gekoppeld aan een doel of een doelstelling. Prestatie-indicatoren kunnen bestaan uit enkele waarden als bijvoorbeeld uren, meters, euro’s, aantal rapporten, aantal defecten, tijdsduur om iets te  ontwerpen, enzovoort. Ze kunnen iets vertellen  over bijvoorbeeld een variatie in een proces. Eendimensionale waarden vertegenwoordigen vaak hele basale maar zeer fundamentele metingen van processen of
producten.

Steeds vaker worden er multidimensionale waarden gebruikt. Deze worden uitgedrukt in ratio’s van twee of meer waarden (zie voorbeeld hieronder). U kunt denken aan het aantal kilometers dat op een liter brandstof wordt gereden (een prestatiemeting van duurzaam rijden), het aantal ongevallen per miljoen uren werk (een prestatiemeting van veiligheid op de werkvloer van een bedrijf), of het aantal leveringen dat door een leverancier op tijd wordt geleverd afgezet ten opzichte van het totaal aantal leveringen (een prestatiemeting van leveringsbetrouwbaarheid door de leverancier). 

(...)

Waarom zou je prestaties meten?
Het meten van prestaties van een organisatie is uiteraard geen doel op zich. Het heeft een functie voor de processen in de organisatie of voor de processen die organisaties onderling onderhouden. Basaal kunnen de volgende functies voor prestatiemeting worden onderscheiden:

1. Transparant maken: verantwoording afleggen over de prestaties van uw organisatie en over hoe de beschikbare middelen zijn besteed.

2. Focus aanbrengen: het meten van prestaties focust de aandacht op wat bereikt moet worden en het beweegt bedrijven ertoe om hun aandacht te concentreren om de beschikbare tijd, middelen en energie te richten op het bereiken van de doelen van de organisatie.

3. Vergelijken: door prestaties te vergelijken met de prestaties van andere (vergelijkbare) organisaties.

4. Leren en verbeteren: door de gemeten prestatie te gebruiken voor nader onderzoek naar de oorzaak van een bepaalde (onder)prestatie. Zonder de prestaties te meten, is verbeteren ook niet mogelijk.

5. Afrekenen: de metingen gebruiken om een organisatie af te rekenen op zijn prestatie of niveau van inspanning, bijvoorbeeld in de vorm van een bonus of boete.

6. Oordelen en bijsturen: een oordeel vellen over het functioneren van een leverancier op basis van de geleverde prestaties of ten aanzien van de voortgang op het bereiken van de gestelde doelen. Als de resultaten afwijken van de gestelde doelen, kunnen bedrijven deze afwijkingen analyseren en ( tijdig) bijsturen.

7. Motiveren: mensen of bedrijven motiveren bepaalde doelstellingen te behalen.

8. Communiceren: prestatiemeting kan een bijdrage leveren aan doelgericht management doordat het de nadruk legt op het behalen van bepaalde doelen en deze concreet maakt zowel voor (intern) personeel  als voor externe organisaties waarmee wordt samengewerkt.

Bron: Sturen op resultaat - handleiding prestatiemeting, Jelle Koolwijk (pdf)

Statistics are like bikinis. What they reveal is suggestive, but what they conceal is vital.

Aaron Levenstein

The world we have created is a product of our thinking; it cannot be changed without changing our thinking.

Albert Einstein

It is an immutable law in business that words are words, explanations are explanations, promises are promises but only performance is reality.

Harold Geneen

In het artikel Opheldering over kritische succesfactoren verklaart Abacus uit dat de verwarring over de begrippen kritische succesfactoren en kritieke prestatie-indicatoren wordt veroorzaakt door de vertaling van Engels naar het Nederlands:

Kritische succesfactoren, afgekort KSF’s zijn de elementen die een bedrijf nodig heeft om te kunnen slagen. Het is een cruciaal onderdeel van de strategie van een bedrijf. Zonder kritische succesfactoren zal een bedrijf niet slagen. De Engelse term is critical success factors. Kritische succesfactoren zouden altijd dichtbij de missie en strategische doelstellingen van een bedrijf moeten staan. Het focust op de meest belangrijke gebieden.


Kritische succesfactoren definitie

Op basis van bovenstaande beschrijving hanteren we onderstaande definitie. Het woord ‘paar’ wil zeggen dat het aantal kritische succesfactoren beperkt zou moeten zijn.
De paar elementen die nodig zijn voor een onderneming om succesvol te kunnen zijn.


Verschil met kritieke prestatie indicatoren

Laten we beginnen met de overeenkomst: Kritische succesfactoren en kritieke prestatie indicatoren zijn beiden instrumenten die belangrijk zijn voor de strategie van een bedrijf.

Een kritieke prestatie indicator, of KPI is een instrument om doelstellingen te kunnen meten en monitoren. Iedere doelstelling zou één of meerdere KPI’s moeten hebben om te kunnen bijhouden of de doelstelling gehaald gaat worden, of dat bijsturing noodzakelijk is. Om deze reden hebben KPI’s vaak een veel meer operationeel karakter dan kritische succesfactoren. Zo kunnen KPI’s eenvoudiger beïnvloed worden door mensen op de werkvloer. Kritische succesfactoren kunnen minder concreet geformuleerd zijn dan KPI’s. Zo hoeven kritische succesfactoren niet SMART geformuleerd te zijn.


Waar komt de verwarring vandaan?

Als KPI’s zoveel afwijken van kritische succesfactoren, waar komt dan alle verwarring vandaan vraag je je misschien af. Wij denken dat de verwarring zit in de vertaling van het Engels naar het Nederlands.

In het Engels wijken de termen veel meer af: KPI’s zijn in het Engels: Key performance indicators en kritische succesfactoren zijn in het engels: Critical succes factors. Hier kunnen dus geen misverstanden bestaan. De misverstanden beginnen bij de vertaling van KPI’s naar het Nederlands. Want ‘key’ betekent in het Nederlands belangrijke of belangrijkste. key performance indicators zou dus vertaald kunnen worden naar belangrijke prestatie indicatoren. Maar in plaats daarvan is de term vertaald naar kritieke prestatie indicatoren.

Bron: Opheldering over kritische succesfactoren, 26/08/2014, door: Auteur Marketing Abacus

When solving problems, dig at the roots instead of just hacking at the leaves.

Anthony J. D’Angelo

Continuous improvement is not about the things you do well — that’s work. Continuous improvement is about removing the things that get in the way of your work. The headaches, the things that slow you down, that’s what continuous improvement is all about.

Bruce Hamilton

A corporation is a living organism; it has to continue to shed its skin. Methods have to change. Focus has to change. Values have to change. The sum total of those changes is transformation.

Andrew Grove