Bij elke zichzelfrespecterende cursus over projectmanagement (Prince2, PM-IT, IPMA) leerde ik dat er drie manieren van werken zijn:

1. Improviserend werken (improvisatie): improviserend werken ligt het meest voor de hand indien er iets volstrekst nieuws, onder volstrekt onbekende omstandigheden en met ons onvertrouwde middelen aan­gepakt moet worden (ad hoc; vaag weten wat je wilt). Improviserend werken heeft in het algemeen als voordeel dat het flexibiliteit biedt. In­dien zich plotseling nieuwe om­standigheden voordoen, kan men daarop sneller in­spelen, juist omdat men niet aan vaste procedures en regels is gebonden. Het ligt ook voor de hand dat men bij een improviserende aanpak die nieuwe omstandighe­den eerder ontdekt.

2. Projectmatig werken (PMW): projectmatig werken ligt voor de hand indien: (a) het gewenste resultaat weliswaar niet volstrekt nieuw is, maar wel veel nieuwe elementen of aspecten omvat (lees: duidelijk(er) weten wat je wilt!), (b) samenwerking nodig is tussen mensen uit verschillende disciplines of vakgebieden, (c) men eenmalig een maximale prestatie moet leveren, en (d) men beschikt over beperkt middelen om dat resultaat te bereiken. Projectmatig werken bevindt zich tussen de twee uitersten van improvisatie en routine, waar­bij er sprake is van een toenemende voorspelbaarheid v.w.b. (project)resultaat en de (project)weg.

3. Routinematig werken (routine): een routinematige aanpak ligt het meest voor de hand wanneer men een bepaald re­sultaat moet blijven bereiken onder gelijkblijvende omstandigheden en met gelijkblij­vende middelen. Routinematig werken heeft als voordeel dat het relatief efficiënt is omdat de gebaan­de paden (communicatiekanalen, besluitvormingsprocedures, enz.) volgt en omdat mensen zich niet uitvoerig op nieuwe functies hoeven voor te bereiden.

Kenmerken Projectmatig werken (PMW)

• Scherp (te) formuleren projectresultaat
• Faseren van bijbehorende inhoudelijke activiteiten
• Structureren van beslissingen
• Beheersen van de factoren Tijd, Geld, Kwaliteit, Informatie en Organisatie (TGKIO)

Projecten kunnen improviserend werken en routinematig werken met elkaar verbin­den: een nieuwe taak begint improviserend (initiatiefase), maar men zal trachten de­ze im­pro­viserende aanpak zo snel mogelijk om te zetten in een meer resultaatge­richte, project­matige aanpak. Tegen het eind van het project (tijdens de nazorgfase) heeft men zoveel inzicht in de aard en oplossingsmogelijkheden van de technische en organisatorische pro­blemen dat het mogelijk is die inzichten te routiniseren in stan­daardprocedures en -regels voor gebruik, beheer en onder­houd van het projectre­sultaat.

Noodzakelijke voorwaarden Projectmatig werken (PMW)

• Duidelijk begin en eind, tijdsdruk en beperkte middelen
• Belangrijk resultaat dat als urgent wordt ervaren door gemotiveerde stakeholders
• Afdwingbare middelen en bereidheid tot samenwerking, sturing en beheersing vanuit één punt

Zie ook: Drie werkvormen: routine, improvisatie, project