Projectmatig werken bevindt zich als werkvorm bevindt projectmatig werken zich tussen de twee uitersten van improvisatie en routine. Bij projectmatig werken is sprake van een toenemende voorspelbaarheid voor wat betreft het (project)resultaat en de (project)weg.

Een unieke opgave plaatst een organisatie voor een nieuwe situatie waarop de organisatie (nog) geen pasklaar heeft. De organisatie zal moeten zoeken naar een passende aanpak waarbij de altijd begrensde menskracht en middelen doelgericht worden ingezet om het gewenste resultaat te bereiken.

Unieke opgaven brengen altijd risico’s met zich mee. Improviseren is mooi, maar riskant. Op routines kan niet worden teruggevallen. Planmatig werken is het devies. Eerst denken dan doen! Afspraken maken én nakomen! Als er iets gebeurt, snel de koppen bijeen en bijsturen.

Kenmerken projectmatig werken (1)

• Voorzien
• Planning aanpak
• Nogal zeker
• Steeds duidelijker
• Gewenst

Kenmerken projectmatig werken (2)

• Tijdelijke middelen
• Doel is effectiviteit
• Tijdelijke structuur van organisatie, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
• Stapsgewijze concretisering van het eindresultaat
• Gebruiker toetst tussenresultaten aan de vraag
• Opdrachtgever-opdrachtnemer-relatie
• Verdeling van activiteiten over fases waarbij gelijkmatige inzet van middelen vaak niet mogelijk is.
• Nieuw, nog niet eerder gedaan, nieuwe wegen van werken bedenken (vooraf, om inzet van middelen te beperken)
• Gerelateerd aan doelen van de organisatie die een verandering met zich mee brengen
• Risico’s vooraf ingeschat; planmatig
• Gestructureerde communicatie
• Gebudgetteerd T, G, totaal en andere verdeling naar de segmenten
• Formeel

Wanneer welke werkvorm?

(1) Routinematig: nadruk ligt op efficiency; over een lange periode gelijke prestaties leveren met (relatief) constante eigenschappen.

Werkwijze
Een opgave van de gebruiker wordt vertaald in standaardaanpakken zoals de organisatie die gewend is

Voordeel
Een routinematige aanpak ligt het meest voor de hand wanneer men een bepaald resultaat moet blijven bereiken onder gelijkblijvende omstandigheden en met gelijkblijvende middelen. Routinematig werken heeft als voordeel dat het relatief efficiënt is, omdat de gebaande paden (communicatiekanalen, besluitvormingsprocedures, enz.) volgt en omdat mensen zich niet uitvoerig op nieuwe functies hoeven voor te bereiden.

(2) Projectmatig: nadruk ligt op effectiviteit; eenmalig een maximale prestatie leveren, gegeven een beperkte hoeveelheid middelen

Werkwijze
De oorspronkelijke opgave van de gebruiker, klant of opdrachtgever wordt stapsgewijs vertaald in steeds gedetailleerdere specificaties. Hierdoor kan de gebruiker regelmatig tussenresultaten toetsen aan zijn vraag.

Voordeel
Projectmatig werken biedt in het algemeen het voordeel van een meer resultaatge¬richte of effectieve aanpak (planmatige inzet van mensen en middelen).

(3) Improviseren: nadruk ligt op flexibiliteit; zo snel mogelijk aan de slag gaan nadat een doel of probleem is geconstateerd

Werkwijze
Er wordt geprobeerd de vraag van de gebruiker zo snel mogelijk te beant¬woorden (snelle ad-hoc oplossingen).

Voordeel
Improviserend werken ligt het meest voor de hand indien er iets volstrekst nieuws dat onder volstrekt onbekende omstandigheden en met onbekende middelen aangepakt moet worden. Improviserend werken nl. in het algemeen als voordeel dat het flexibiliteit biedt. Juist omdat men niet aan vaste procedures en regels is gebonden, kan men – bij wijzigende omstandigheden – hierop sneller inspelen.
Het ligt ook voor de hand dat men bij een improviserende aanpak die nieuwe omstandigheden eerder ontdekt.