Carolien Kars en Hans Evers beschrijven in hun boek Praktijkboek Procesmanagement wat het nut en de noodzaak van het werken met rollen binnen een procesmodel:

Het doel van het gebruik van rollen in een proces is: het zo efficiënt, effectief en betrouwbaar mogelijk verbinden van de processen met de functiestructuur in een organisatie. De rollen vormen dus de schakel tussen de processen, de functies en ICT (met name autorisaties).

Bij het ontwerpen van een proces is het inventariseren van rollen nodig om een overzicht te hebben van de rollen die in het proces voorkomen om vervolgens de rol in het proces te kunnen beschrijven. Onder andere door het expliciet maken van de bevoegdheden die horen bij deze rol.

Binnen een proces is een rol verantwoordelijk voor het uitvoeren van handelingen en daarmee voor de gang van het stromende object door het proces. "Rollen zijn niet identiek aan functies of aan medewerkers, maar ze zijn daar wel mee verbonden. Ze maken de processen onafhankelijk van de personen in een organisatie of de organisatorische inrichting (de functies). Zou je functies of personen in een proces opnemen, dan moet bij elke organisatorische wijziging ook het proces worden aangepast. Met rollen is dat niet nodig. Wel moet je rollen aan functionarissen toekennen bij de invoering van een proces. Wanneer je rollen gebruikt en je definieert op basis van die rollen de functies in de organisatie, dan worden de taken en verantwoordelijkheden in de organisatie eenduidig vastgelegd. De verantwoordelijkheid van rollen maakt dat ze bevoegd zijn voor het uitvoeren van de aan elke rol toegekende handelingen."

De rollen in een proces bepalen het 'speelveld' van dat proces. Elke rol bezet een swimlane, dat is een baan over de hele lengte van het proces, net zoals in een zwembad. In die baan staan de stappen die de rol in het proces uitvoert.

Bron: Praktijkboek Procesmanagement, Carolien Kars en Hans Evers