Jan Hendrik Stam stelt in zijn artikel “Nut en noodzaak van business requirements” (Computable, 16/12/2012) dat door aandacht te besteden aan het vaststellen van business requirements veel hoofdpijnpunten voorkomen kunnen worden: “De toepassing van business requirements is daarmee bittere noodzaak. Groot voordeel: het is echt geen rocket science.”

Stam maakt onderscheid tussen twee niveaus van requirements: (1) ‘gedetailleerde requirements’ en de ‘requirements van een hoger niveau’ (2). Het eerste niveau omvat de functional requirements (Wat moet het product kunnen?) en non-functional-requirements  (Welke eisen stellen we aan de werking?), terwijl het bij het ‘hogere’ niveau gaat om de business requirements (‘Waarom doen we dit?').

Volgens Stam richten organisaties zich bij het ontwikkelen van software vaak vooral op de functionele en niet-functionele requirements en wordt er minder tot geen aandacht besteed aan de business requirements. Dit terwijl de business requirements juist van belang zijn om vooraf helder te krijgen wat de business eigenlijk wil bereiken. Bezinnen vóór het beginnen lijkt logisch, maar volgens Stam blijven organisatie vaak het antwoord schuldig op deze vraag en wordt desondanks de ontwikkeling toch voortgezet. Het verwaarlozen van de business requirements is niet zonder risico: dure of uitlopende projecten, oplossingen die duur zijn in het gebruik of oplossingen die überhaupt niet wordt gebruikt.

De nieuwe software moet – als het goed is – een oplossing bieden voor een probleem. Business requirement zijn noodzakelijk om vooraf helder te maken waaraan de nieuwe oplossing moet bijdragen. Stam spreekt in dit verband over een ‘continue heroverweging’, waarbij twee afwegingen noodzakelijk zijn: (a) hoe verhouden de kosten van de oplossing zich tot de baten, (b) zin er omstandigheden en/of ontwikkelingen in de buitenwereld die reden zijn om de business requirements bij te stellen. Stam ziet business requirements als hulpmiddel om het bestaansrecht van een project doorlopend te blijven toetsen.

“Als gevolg van die continue heroverweging kan blijken dat het niet zinvol is om met de ontwikkeling door te gaan. Het voordeel is dat je dat dan in een vroeg stadium kunt signaleren. Het alternatief is bovendien onwenselijk: als je je tijdens de ontwikkeling niet stoort aan wat er in de buitenwereld gebeurt kan het gebeuren dat de uiteindelijke oplossing bij voltooiing volledig obsoleet blijkt te zijn.”

Volgens Stam hebben bij het opstellen van requirements de verschillende belanghebbenden (stakeholders) vaak verschillende, zelfs conflicterende belangen hebben. Het is zaak te kom tot een set aan requirements “die voor alle stakeholders acceptabel is, waarbij ook meteen gezegd is dat niet iedere stakeholder helemaal gekregen heeft wat hij van origine wenste”. Stam stelt dan ook: “Goede communicatie met stakeholders, maar ook tussen stakeholders onderling is een voorwaarde voor een complex aan requirements waarmee iedereen kan leven en dat een oplossing oplevert die echt bijdraagt aan de business.”

“De vertaling van business requirements naar een werkbare oplossing zal onherroepelijk betekenen dat niet iedereen krijgt wat hij wilde. (…) Sommige requirements zullen organisatiebreed gedeeld worden, maar andere zullen conflicteren. Stakeholders moeten daarom in staat zijn het belang van hun eigen onderdeel voor de business goed in te schatten, vooral ook in verhouding tot de organisatie als geheel. Dat betekent dat het eigen belang niet overschat moet worden, maar zeker ook niet onderschat. (…) De stakeholders moeten … verder kunnen kijken dan hun neus lang is en the big picture voor ogen houden.”

Naast het belang van goede requirements en welwillende stakeholders, is het – aldus Stam – ook nodig om op managementniveau weloverwogen requirements bij te stellen bij veranderende omstandigheden. “Elke verandering heeft meestal ook een financiële dimensie. Met andere woorden: er moet vaak geld bij. Het management moet in principe bereid zijn die investering te doen. Voordeel daarbij is wel dat die financiële injectie - middels business requirements - valt te verantwoorden en niet, zoals in veel gevallen, in een zwart gat wordt gekieperd.”

Tot slot, bepleit Stam ("Om te borgen dat het eindproduct maximaal bijdraagt aan de business") de requirements van alle stakeholders vast te leggen in een zgn. requirements traceability matrix. Met deze matrix is het niet alleen mogelijk inzichtelijk te maken welke requiremetns voor welke belanghebbenden belangrijk zijn, maar kan ook worden aangegeven hoe requirements zich tot elkaar verhouden.

Bron: Nut en noodzaak van business requirements, Jan Hendrik Stam (Capgemini) in Computable, 16/12/2012