Workflowmanagementsysteem (WFMS)
Definitie
...
Alias: werkstroombesturingssysteem
Workflow management
Aanpak van het verdelen van werk, management waarbij taken door een automaat (de procesmotor, ofwel workflow engine) worden verdeeld op basis van expliciete bedrijfsprocesdefinities, die in samenhang beschikbaar zijn in de vorm van een model van de werkzaamheden (het workflowmodel),
Workflowmodel
Model van een procedure op basis waarvan een procesmotor de besturing en bewaking van zaken regelt. Voor elke procedure, die door workflow management wordt bestuurd. is er een workflowmodel.
Workflowsysteem
Geheel van software componenten dat workflow management realiseert (Hieronder vallen de workflow client, de workflow engine, de procesdefinitie dient, en de beheersomgeving. Hieronder vallen niet de applicaties, die informatie aanleveren aan of afnemen van de workflow componenten.) uk een concreet geval, dat afgewikkeld wordt L volgens een bepaalde procedure.
Bron: Praktijkboek voor procesarchitecten, Stef M.M. Joosten e.a.
Werkstroombesturing (Wfm/Workflowmanagement)
Sturen van het werk dat verschillende mensen achtereenvolgens moeten uitvoeren
Workflow management
Workflow management (werkstroombesturing) is voor administratieve processen wat logistiek is voor de fysieke goederenstroom. Zoals logistiek ervoor zorgt dat de juiste goederen op het juiste tijdstip op de juiste plaats zijn, zorgt workflow management (WFM) ervoor dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon of het juiste bedieningsstation is. Workflow management kunnen we dus omschrijven als 'administratieve logistiek'. Bij fysieke logistiek ligt de nadruk op planning en transport van de goederen en niet op de bewerkingen die worden ondergaan. Analoog hieraan ligt bij WFM de nadruk op planning en transport van informatie en niet op de informatieverwerking zelf (dit gebeurt door gespecialiseerde systemen).
De belangrijkste functies van workflow management zijn:
• routing van werkobjecten (bijvoorbeeld een order, klantvraag of document) door de organisatie, inclusief het maken van routekeuzes en het stellen van prioriteiten waar dat nodig is;
• toewijzing van taken in het proces aan medewerkers, op basis van beschikbaarheid en gewenste vaardigheden;
• bewaken van de procesvoortgang met het oog op de gestelde proces doelen (performance-criteria) en prioriteiten;
• signaleren van afwijkingen en afhandelen van uitzonderingssituaties in de normale procesgang;
• leveren van stuurinformatie voor optimalisering van het proces.
Voor het toegankelijk maken van workflow management via het internet of intranet, tot slot, moet een workflow-managementsysteem (WFMS) 'internet-enabled' zijn. De meest gebruikte workflowmanagementsystemen voorzien daar inmiddels in. Een extra complicatie ontstaat als de workflow ook buiten de eigen organisatie moet worden bestuurd, met partners in een totale bedrijfsketen ('extended WFM'). Weliswaar wordt er hard gewerkt aan workflowstandaarden die uitwisseling van gegevens tussen verschillende WFMS's mogelijk moet maken maar dat is nog geen gemeengoed.
Bron: Adviesvaardigheden en bedrijfsprocessen - C.G. Bakker & J. van Maarschalkerwaart
