Neil Webers, Lucas van Engelen & Thom Luijben beschrijven in hun boek Het groot verbeterboek - meer dan 120 tools en concepten voor procesverbeteraars en verandermanagers de procesmodelleringstechniek van het value stream map:
Value stream map
Definitie
De value stream map is een visualisatie en beschrijving van het proces. Bij deze beschrijving worden ook de waardetoevoegende en de niet-waardetoevoegende activiteiten aangeven en bij voorkeur ook de metingen van deze waarden. De vormen van verspilling worden met symbolen weergegeven op die plaatsen waar deze voorkomen. Bovendien worden vaak ook de belangrijkste verbetermogelijkheden aangegeven. De value stream map is een van de bekendste en meestgebruikte tools uit de Leanwereld. De value stream map wordt primair gebruikt om het huidige en later het vernieuwde proces weer te geven. Vaak wordt er dan gesproken over respectievelijk de actual state en de future state.
Resultaat
Het resultaat is een visualisatie van het totale proces dat onder het verbeteronderzoek valt. Het geeft een mooi totaalbeeld, onder meer van waar in het proces de niet-waardetoevoegende activiteiten zitten, waar de meeste verspillingen plaatsvinden, van welk type deze zijn en welke activiteiten kort en welke lang duren. Hieruit kunnen vaak zaken als de bottleneck van het proces en de onbalans van het proces worden afgeleid. Een andere opbrengst is dat de value stream map een veelgebruikt communicatie-instrument is om inzicht te geven in het proces. Dit is vooral nuttig voor deelnemers van een verbeterproject, mensen die werken in het proces of anderen die daadwerkelijk het proces willen snappen.
Aanpak
De value stream map is altijd een visualisatie. De value stream map heeft allerlei vaste symbolen voor het weergeven van processen, gemeten waarden, type verspillingen enzovoort. Zie hiervoor bijvoorbeeld Leren zien van Rother & Shook (2004). Als basis voor de aanpak kunnen de ... stappen uit de aanpak van het stroomdiagram gebruikt worden. Voeg daar dan aan toe:
• de gemiddelde bewerkingstijden van de diverse procesonderdelen;
• de gemiddelde wachttijden voor een procesonderdeel;
• een symbool voor verspillingen.
Deze basis-value stream map kan nog worden uitgebreid met een product- en informatieflow. De hierbij te gebruiken symbolen zijn te vinden op de Engelse site www.leankaizen.co.uk/valuestreammapping-symbols.html.
In de praktijk
De value stream map is een tool die het (bijna) altijd waard is om te maken. In situaties waarin snel handelen noodzakelijk is en er geen tijd is voor een goede vaststelling van welke prestatie-indicatoren er verbeterd moeten worden, kan er altijd een value stream map worden gemaakt. Opdrachtgevers zijn er vaak tevreden mee, omdat het instrument veel inzicht geeft en meestal wel eyeopeners bevat. Een andere kracht van het instrument is het inzicht dat het geeft als het proces over meerdere afdelingen heen loopt: vaak heeft er verkokering plaatsgevonden en de value stream map brengt die feilloos in beeld.
Valkuilen
Een waarschuwing bij het gebruik van de value stream map is dat het meestal niet eenvoudig is alle verspillingen die zijn geconstateerd ook zomaar te schrappen en de winst hiervan als de te leveren opbrengst van het verbeterproject aan de opdrachtgever te presenteren. Dat schept namelijk een praktisch onhaalbare verwachting en kan leiden tot frustratie. Een andere valkuil is dat alleen de verspillingen in kaart worden gebracht, maar dat er geen metingen van de prestatie-indicator(en) worden gedaan. Of dat er wel gemiddelden van de prestatie-indicator worden gepresenteerd per proces en dat die worden opgeteld om de totale gemiddelde doorlooptijd weer te geven. In deze berekening ontbreken dan de wachttijden en het lastige effect van variatie. Doe daarom altijd een nameting om vast te stellen wat de werkelijke waarden van de prestatie-indicatoren zijn.
