SIPOC is een acroniem voor Supplier, Input, Process, Output en Customer. Een SIPOC beschrijft het proces op hoofdlijnen en is een hulpmiddel voor het identificeren van alle relevante onderdelen van het proces en daarmee voor het scopen van het project.

Ook al kan een SIPOC al enig inzicht geven in mogelijke verbetergebieden die later verder verkend kunnen worden. Hét doel van een SIPOC is vooral het afbakenen van de grenzen van een project (scoping) door een duidelijk start- en eindpunt weer te geven en te zorgen voor een opdeling van het proces in 5 tot 7 overzichtelijke processtappen.

De SIPOC helpt het proces beter te begrijpen en vormt een goede kapstok voor procesverbetering. Met een SIPOC kun je makkelijk van buiten naar binnen redeneren: klanten stellen eisen aan de output, de gewenste output stelt eisen eisen aan het proces, het proces stelt op haar beurt eisen aan de input en dit kan weer worden doorvertaald naar eisen aan de leveranciers.

Een SIPOC bestaat uit de volgende vijf onderdelen:

1. Suppliers (leveranciers): partij(en) of systemen die een processtap voorzien van materialen, informatie of resources. Wie zijn de leveranciers van de input? Wat zijn de eisen die het proces stelt aan de performance van de leveranciers?

2. Inputs: materialen, informatie of resources die door leveranciers worden aangeleverd en die door een processtap op een manier worden gebruikt of verbruikt. Wat heb je nodig om de processtappen uit te kunnen voeren? Wat zijn de eisen die het proces stelt aan deze input?

3. Proces: een proces is een serie van opeenvolgende stappen die ervoor zorgen dat de input wordt omgezet naar de gewenste output (het eindproduct of dienst).

4. Outputs: welk eindresultaat lever het proces op; het product, de dienst of de informatie die naar de klant gaat. Wat leveren de processtappen op? Wat zijn de eisen die de klant stelt aan de output en de performance van het proces?

5. Customers (klanten): elke partij die output van het proces ontvangt. Dit kunnen organisaties, mensen, afdelingen maar ook systemen zijn. Voor wie is de output bestemd?

Het doel van de SIPOC is om op hoofdlijnen een beeld te krijgen van het proces (en dus niet de knelpunten te inventariseren). Het kan zijn dat je bij het opstellen van een SIPOC al een beeld krijgt van mogelijke verbetermogelijkheden, maar pas in de Analyse-fase zoom je hier gedetailleerder op in. Het gaat erom te komen tot een gedeelde versie van het te verbeteren proces (zoals het nu verloopt; de as-is situatie). Door het proces in kaart te brengen met behulp van SIPOC, borgt dat iedereen het te verbeteren proces op eenzelfde manier ziet.

Een belangrijke vuistregel is het aantal processtappen te beperken tot 5 tot 7 stappen. Focus in eerste instantie op het high-level proces. Afhankelijk van de uiteindelijke impact van een specifieke processtap kan later altijd nog bepaald worden om meer detail toe te voegen. De SIPOC maak je nooit alleen, maar vaak in de vorm van een workshop. Deze wordt al snel onoverzichtelijk en chaotisch als er te veel mensen bij betrokken zijn. Een nuttige richtlijn voor dergelijke workshops is om deze met maximaal 6 personen te doen.

Bij het opstellen van een SIPOC doorloop je de volgende stappen:

1. Verdeel de ruimte in vijf kolommen.

2. Bouw een SIPOC van binnenuit op, beginnend bij de kern, met het proces. Identificeer het proces wat je wilt gaan uitwerken. Geef het proces wat je wilt beschrijven een naam en bepaal duidelijk het startpunt en het eindpunt van het proces. Zet in de middelste kolom stapsgewijs de activiteiten binnen het proces, op een manier die in een stroomschema wordt gehanteerd. Benoem de stappen met een korte zin, bestaande uit een werkwoord en zelfstandig naamwoord.

3. Schrijf aan de linkerzijde welke invoer voor dat proces wordt gebruikt. Bepaal het belangrijkste deel van de input dat het proces in gaat, wie levert deze input. Definieer de input van het proces. Noem de menselijke en natuurlijke grondstoffen en de kapitaal-, informatie- en materiaalgrondstoffen die het proces nodig heeft om de genoemde output te produceren.

4. Schrijf aan de linkerzijde van welke leverancier die afkomstig is.

5. Schrijf aan de rechterzijde wat het proces oplevert. Identificeer de (belangrijkste) output per processtap. Bepaal het belangrijkste deel van de output dat het proces uit komt.

6. Schrijf aan de rechterzijde aan welke klant die wordt opgeleverd. Geef aan wie de output ontvangt. Noem de namen van organisatie-onderdelen (interne klanten) en/of externe klanten van de output. Wie zijn de klant(groep)en van het proces. Zijn er klant(groep)en die speciale aandacht krijgen, en/of een ´eigen´ proces hebben (dan aparte SIPOC maken!).

Bron: Wat is Lean Six Sigma? Sneller en slimmer werken met beter resultaat, Mike George, Dave Rowlands, Bill Kastle