Martin van Zanten en Jeroen Macke geven in hun boek Extended Systems Engineering in de praktijk de onderstaande beschrijving van een proces:

Omgaan met processen

Het doel van elke organisatie is om bepaalde goederen en/of diensten aan hun klanten te leveren. ... Om deze goederen en/of diensten te kunnen leveren moeten deze organisaties een groot aantal activiteiten uitvoeren. Welke dat zijn, hangt natuurlijk af van de goederen of diensten die de organisatie levert. Een proces is niets anders dan een logische opeenvolging van activiteiten om van een bepaalde input tot een bepaalde output te komen. In dat licht bezien voert iedereen altijd een proces uit.

(...)

Overal worden ... activiteiten uitgevoerd om van een bepaalde input tot een bepaalde output te komen. Overal wordt dus procesmatig gewerkt. Wat organisaties bedoelen met procesmatig werken heeft te maken met doelmatigheid en efficiency waarbij de kwaliteit van de output voldoet aan de verwachtingen van de klant.

Wat is een proces?

[Een is] proces niets anders dan een logische opeenvolging van activiteiten, waarbij een bepaalde input wordt omgezet naar een bepaalde output.

Laten we als voorbeeld de activiteiten van een bakker nemen. Een bakker moet grondstoffen bestellen. Bij ontvangst moet hij deze controleren en daarna opslaan in geconditioneerde ruimtes. Vervolgens zal hij voorbereidingen gaan treffen om het brood te bereiden. Hij maakt het deeg, laat het rijzen in de rijskast en plaatst het in de oven, waar de broden worden gebakken. Daarna zal hij het brood naar de winkel vervoeren, zodat het verkocht kan worden. Behalve dit heeft de bakker ook te maken met andere activiteiten.

(...)

Hoewel een proces vaak als iets abstracts en moeilijks gezien wordt, is het eigenlijk heel logisch dat je altijd een proces uitvoert. Je bent namelijk altijd bezig met het uitvoeren van activiteiten om tot iets te komen (= de output). En om deze activiteiten te kunnen uitvoeren heb je een bepaald input nodig. Dit geldt zowel tijdens het werk als in je privé-omgeving.

Daar waar we in onze werkomgeving enigszins ingewikkeld doen over processen, verwachten we in onze privé-omgeving vaak duidelijke procesbeschrijvingen, omdat we anders de desbetreffende activiteiten niet goed kunnen uitvoeren.

Vrijwel ieder huishouden heeft bijvoorbeeld wel één of meerdere kookboeken in de kast staan. Een kookboek is niets anders dan een verzameling procesbeschrijvingen (recepten) om te komen tot verschillende maaltijden. Elk recept geeft aan wat je nodig hebt, de input (de soorten ingrediënten en hoeveelheden). Daarna worden de activiteiten beschreven om tot de uiteindelijke maaltijd te komen (de output).

(...)

[Bij bijna alles wat je doet] volg je een proces. Of je het proces gaat beschrijven, op welke wijze en met welke diepgang, hangt af van het soort proces en degenen die ermee moeten werken. De activiteiten die piloten moeten uitvoeren alvorens het vliegtuig mag vertrekken, zijn bijvoorbeeld zeer nauwkeurig omschreven. Voor het organiseren van een dagje weg met vrienden zul je niet zo gauw een procesbeschrijving opstellen.

Naast processen wordt ook gebruik gemaakt van procedures. Het verschil tussen een proces en een procedure is dat in de laatste duidelijk wordt gemaakt wie de activiteiten uitvoert en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Bij het beschrijven van processen is het uitermate belangrijk om allereerst het doel van het proces te definiëren. Op basis daarvan worden de output en de input gedefinieerd, gevolgd door de activiteiten. Vervolgens wordt een procedure opgesteld, die onder andere aangeeft wie waarvoor verantwoordelijk is, wie welke activiteiten uitvoert en welke middelen noodzakelijk zijn om de activiteiten te kunnen uitvoeren.

Bron: Extended Systems Engineering in de praktijk, Martin van Zanten & Jeroen Macke