Volgens Roel de Graaf en Mark Kahlmann mislukken ICT-projecten vaak door het ontbreken van overzicht en samenhang in het projectportfolio van een organisatie. Zij pleiten in het artikel "Tijd voor informatieplanning" dan ook voor een betere informatieplanning omdat hiermee - doordat meer samenhang ontstaat in de informatievoorziening - ICT-projecten meer kans hebben op succes.

De essentie van informatieplanning is gestructureerd nadenken over de toekomst van de informatievoorziening: welke hoe moet de informatievoorziening zich de komende jaren ontwikkelen? De Graaf en Kahlmann wijzen erop dat veel informatieplanning uit het verleden bleef steken in 'plannenmakerijk, mooie methoden en prachtige platen', maar alweer achterhaald was zodra de inkt droog was. Als oorzaken noemen ze een overspannen maakbaarheidsbesef en overmatige groene-wijde-insteek: "Er werd een eindplaat geschetst die binnen een redelijke termijn niet te bereiken was. De wereld was al veranderd voordat de eerste projecten tot resultaat waren gekomen. En dat was nog niet het ergste (...) er [werden] verwachtingen gewekt die vervolgens niet werden waargemaakt."

De Graaf en Kahlman definiëren informatieplanning als het vormgeven van de toekomstige informatievoorziening. Het nadenken over de toekomstige informatievoorziening gebeurt integraal, waarbij wordt zowel de huidige situatie als de organisatiestrategie belangrijke uitgangspunten vormen. Binnen de informatieplanning wordt - door gebruik te maken van scenariodenken - rekening gehouden met veranderen omstandigheden.

Informatieplanning helpt volgens De Graaf en Kahlmann om de kloof tussen business en ICT te overbruggen (lees: business/ict-alignment te verbeteren) en te komen tot een gestructureerd beeld van de ontwikkeling van de informatievoorziening. De informatiemanagementfunctie heeft een belangrijke rol bij het (be)sturen en beheersen van 'de inzet van het bedrijfsmiddel informatie en de hiervan afgeleide ICT-voorzieningen'. Het is dan wel zaak dat informatiemanagement ook daadwerkelijk aandacht heeft cq. ruimte krijgt voor haar strategische activititeiten, waaronder dus de informatieplanning.

De Graaf en Kahlman stellen - zich baserend op onderzoek door (hun 'eigen') Quint Wellington Redwood - dat informatiemanagers in de praktijk vaak in beslag genomen worden door operationele en, in beperkte mate, tactische activiteiten, waardoor ze niet toe komen aan hun strategische rol. Dit leidt tot het risico dat te veel tijd gaat zitten in het stabiel houden van de informatievoorziening ('onderhoud': aansturen van de ICT-functie, (goed) organiseren van functioneel beheer), waardoor er geen tijd is cq. genomen wordt voor het nadenken over de toekomst van de informatievoorziening ('vernieuwing').

De Graaf en Kahlman bepleitten een nieuwe werkwijze voor informatieplanning bestaande uit de volgende tien stappen:

1. Van de bestaande situatie kom je niet meer af: je hebt het nu eenmaal te doen met de bestaande informatievoorziening. Gebruik zwakke en sterke punten van de huidige situatie als uitgangspunt voor de informatieplanning en ga vooral niet uit van een maakbare wereld waarin je compleet nieuw ontwerp zou kunnen neerzetten.

2. De buitenwereld is binnenwereld geworden: organisaties zijn zodanig verweven met de omgeving (bijv. door keteninformatisering) dat het niet langer houdbaar is externe ontwikkelingen als invloed van buiten te beschouwen.

3. Onzekerheid biedt houvast: het beste ontwerp voor de informatievoorziening bestaat slechts tijdelijk omdat de uitgangspunten waarop dit ontwerp is gebaseerd aan verandering onderhevig zijn. Beter is het houvast te zoeken in het plannen met behulp van scenario's. Toetsing aan scenario's maakt keuzes toekomstvaster.

4. Een erbij, een eruit: hanteer vuistregel dat er ook iets moet verdwijnen als er iets bij komt: conversie- en migratietrajecten zijn complex, maar op langere termijn bijna altijd voordeliger.

5. Een plan is er om bijgesteld te worden: veranderende omstandigheden maken dat keuzes over de gewenste informatievoorziening continu ter discussie moeten worden gesteld. Het planningsproces moet hierin voorzien! Scenariodenken is hierbij een belangrijk hulpmiddel.

6. Technologisch gezien kan alles: vraag en techneut of iets kan en het antwoord is ja. Bij (nog) niet bewezen technologie is voorzichtigheid geboden en verder is het zaak rekening te houden met de impact van de nieuwe technologie op de organisatie, medewekers, oude systemen en de architectuur.

7. Het rad van fortuin: binnen de klassieke watervalbenadering werd eerst de volledige oplossing gedefinieerd en vervolgens gerealiseerd. Bijna altijd was sprake van aanzienlijke inspanningen, kosten en risico's. Met nieuwere methoden is het mogelijk veel meer de informatievoorziening te gebruiken als startpunt in plaats van eindpunt.

8. Resultaten behaald in het verleden bieden garantie voor de toekomst: door resultaten uit het verleden mee te nemen in de planning voorkom je overschatting (in de zin van een té hoog ambitieniveau) en te mooie toekomstbeelden. Anders gezegd: als je wil weten waar je over twee jaar staat, kijk dan wat er in de afgelopen twee jaar is bereikt.

9. Vijf jaar vooruitkijken mag, een jaar vooruitplannen moet: kijk bij de informatieplanning niet te ver vooruit. De kunst is om keuzes te maken; beter een klein aantal projecten succesvol afronden, waarbij je rekening houdt met het bestaande dan gorte projecten waarin alles wel eens even verander zal worden. Gebruik informatieplanning als instrument om de gewenste veranderingen in de organisatie te bereiken (lees: luchtkastelen zijn er al genoeg!).

10. De toekomst is te belangrijk om aan IT-architecten over te laten: het proces van informatieplanning is minstens zo belangrijk als het opgeleverde informatieplan zelf (bijv. voor betrekken stakeholders, creëren draagvlak). De inhoud van het einddocument moet uiteindelijk doelgericht (heldere aanleiding en doelstelling), concreet (niet te veel en niet te weinig), consistent (door gebruik van architecturen) en begrijpelijk (visueel en met de juiste toon) zijn.

Bron: Tijd voor informatieplanning, Roel de Graaf en Mark Kahlman, Informatie / april 2010