In het artikel Valkuilen bij het modelleren van bedrijfsprocessen - Toestanden vermijden met toestanden (1998) bepleiten Wil van der Aalst en Jaap Rigter dat het modelleren van processen foutieve of inefficiënte processen kan helpen voorkomen. Voorwaarde hierbij is dat binnen de procesmodellering expliciet aandacht wordt besteed aan:  (a) het modelleren van toestanden en, (b) gebruik van goede analysetechnieken. Volgens Van der Aalst en Rigter is de techniek van Petri-ntten een goed hulpmiddel.

Hieronder een aantal fragmenten uit het artikel die nog steeds relevant zijn voor het ondersteunen en analyseren van processen:

Tot voor kort werden informatiesystemen vooral gebruikt ter ondersteuning van individuele taken. Het komt echter steeds vaker voor dat een informatiesysteem het bedrijfsproces zelf moet ondersteunen. Het gaat hierbij vooral om de logistieke besturing van het proces: het informatiesysteem bepaalt welke taken er uitgevoerd moeten worden, in welke volgorde en door wie. (...) Tot voor kort waren er echter weinig generieke gereedschappen voor het ondersteunen van de logistieke besturing van bedrijfsprocessen. Hierdoor zijn er veel informatiesystemen gebouwd waarin het proces verborgen is in de code van de diverse applicaties. Indien bijvoorbeeld twee taken na elkaar uitgevoerd moeten worden, stuurt de applicatie ter ondersteuning van de ene taak een signaal naar de applicatie ter ondersteuning van de andere taak. De ene applicatie moet dus op de hoogte zijn van het bestaan van de andere. Dit is niet gewenst, omdat het niet mogelijk is het onderliggende bedrijfsproces aan te passen zonder ook de applicaties aan te passen.
Er zijn meer nadelen verbonden aan het 'verstoppen' van het bedrijfsproces in de applicaties. Zo is het niet mogelijk om op een generieke manier managementinformatie te verzamelen en het proces bij te sturen. Ook worden stukjes functionaliteit op meerdere plaatsen gerealiseerd en wordt hergebruik onvoldoende ondersteund.

Volgens Van der Aalst en Jaap Rigter zijn er een aantal gereedschappen op de markt gekomen voor het ondersteunen van bedrijfsprocessen:

Voor de administratieve organisatie zijn er workflowmanagement-systemen ontwikkeld. Een wfm-systeem is een pakket ter ondersteuning van het ontwerp, de analyse, de besturing, de registratie en de uitvoering van werkstromen. Banken, verzekeringsmaatschappijen en overheidsinstellingen zijn de organisaties waar dergelijke systemen op dit moment worden toegepast. Ook voor de meer industriële omgevingen zijn gereedschappen ontwikkeld ter ondersteuning van de logistieke besturing van bedrijfsprocessen. In deze omgevingen worden vaak systemen voor enterprise resource planning (erp) gebruikt....

Dit artikel concentreert zich op twee belangrijke eisen waaraan een procesmodelleringstechniek moet voldoen. Enerzijds moeten toestanden expliciet gemodelleerd worden. Verder zijn goede analysetechnieken essentieel.

(...)

Het belang van 'toestanden'

In een bedrijfsproces moeten er voor elke casus, zoals een bestelling of een verzekeringsclaim, taken worden uitgevoerd, bijvoorbeeld 'controleer polisgegevens'. Met behulp van een procesmodelleringstechniek is aan te geven welke taken er uitgevoerd moeten worden en in welke volgorde. We spreken in dit verband ook wel over routering. De WfMC onderkent de volgende routeringsvormen: sequentiële, parallelle, conditionele en iteratieve routering. De meeste wfm-systemen ondersteunen deze vier routeringsvormen.

(...)

Voor het modelleren van bedrijfsprocessen is het expliciet onderkennen van toestanden echter van het grootste belang. Er is een aantal goede redenen voor het expliciet modelleren van toestanden. In de eerste plaats hebben toestanden meestal een duidelijke betekenis die helder en zinvol is voor de personen die participeren in het proces. Een bestelling kan bijvoorbeeld in de toestand 'geaccepteerd' zijn; bepaalde taken mogen alleen uitgevoerd worden indien de bestelling in deze toestand is. Met name in omgevingen waar men te maken heeft met stringente regelgeving is het onderkennen van toestanden zinvol. Binnen veel overheidsinstellingen heeft men bijvoorbeeld te maken met wettelijke toestanden. Ook vanuit een logistiek standpunt is het onderkennen van toestanden van belang. De doorlooptijd van een casus is vaak vele malen groter dan de tijd die feitelijk besteed wordt aan de casus. Het afhandelen van een belastingaangifte kost bijvoorbeeld weken terwijl de feitelijke bedieningsduur misschien maar enige minuten is. Dit betekent dat een casus meestal in rusttoestand is. Het is dus merkwaardig om juist dit aspect niet expliciet te modelleren. Ook zijn bepaalde routeringsvormen niet of moeilijk te modelleren indien men abstraheert van toestanden.

(...)

Ook het modelleren van mijlpalen is niet mogelijk zonder het expliciet opnemen van toestanden in het procesmodel.

(...)

Het expliciet onderkennen van toestanden is ook van belang zodra wfm-systemen gaan samenwerken. Voor het overhevelen van een casus van het ene naar het andere systeem is het immers noodzakelijk dat de toestand op een eenduidige wijze geëxporteerd kan worden.

Het op een verantwoorde wijze invoeren en/of veranderen van processen vraagt om een grondige analyse vooraf. Volgens Van der Aalst en Rigter zijn er drie vormen van het analyseren van processen:

1. Validatie: proefondervindelijk vaststellen of het proces correct gemodelleerd is. Bij validatie worden een aantal typische cases doorlopen. Validatie wordt vooral gebruikt om vast te stellen of de werking van het proces overeenkomt met het verwachtingspatroon van de gebruikers.

2. Verificatie: volledig controleren op logische fouten. Elk bedrijfsproces moet voldoen aan een aantal basisvoorwaarden. Zo heeft elk proces waarin een casus afgehandeld wordt een begin- en eindpunt. Elke casus die start in het beginpunt moet na verloop van tijd terechtkomen in het eindpunt. Op het moment dat het eindpunt bereikt is, moet de casus volledig afgehandeld zijn. Ook mogen er geen 'dode' taken zijn, dat wil zeggen taken die nooit uitgevoerd kunnen worden. Voor verificatie is het nodig dat bewezen kan worden dat het proces deze essentiële eigenschappen bezit.

3. Prestatie-analyse: onderzoeken of er knelpunten in het procesontwerp zitten die leiden tot lange doorlooptijden of een ineffectieve inzet van capaciteit. De prestatie-analyse van een proces richt zich op een aantal prestatie-indicatoren zoals gemiddelde doorlooptijd, gemiddelde wachttijd, gemiddelde bewerkingstijd, gemiddelde bezettingsgraad, en het percentage dat binnen een bepaalde tijd kan worden afgehandeld (serviceniveau).

Valkuilen bij het modelleren van bedrijfsprocessen - Toestanden vermijden met toestanden, Wil van der Aalst & Jaap Rigter