Het tolmodel van Oscar van Leeuwen (1996) gaat in op de factoren die van invloed zijn op de informatiebehoefte van het management, voor zover er informatiebehoefte is voor het nemen van periodieke besluten. Anders gezegd: het tolmodel van Oscar van Leeuwen legt expliciet de link tussen de kenmerken van de organisatie en de vorm en inhoud van de managementinformatie.
Volgens Van Leeuwen worden de vorm en inhoud van managementinformatie bepaald door zeven factoren:
-
Missie.
-
Kritieke succesfactoren.
-
Doelen.
-
Doelstellingen.
-
Aard proces & structuur.
-
Managementstijl.
-
Cultuur.
Het tolmodel bestaat uit twee piramides die met elkaar verbonden zijn door een tussenlaag. De bovenste, rechtop staande, piramide geeft de zogenaamde 'harde' onderdelen van het tolmodel weer. Deze onderdelen zijn duidelijker en rationeler te omschrijven en/of te kwantificeren dan de onderste. Het 'tussenstuk' vormt de verbinding met de onderstaande, omgekeerde, piramide, bevat de 'zachte' onderdelen. Di betreft de niet-kwantificeerbare, wat vagere en moeilijker vast te stellen onderdelen: managementstijl en cultuur.
De bestuurlijke informatieverzorging is primair gericht op het verstrekken van informatie aan mensen in organisaties die op grond daarvan hun werk kunnen doen. Bij het vormgeven (inrichten) van een systeem voor de bestuurlijke informatieverzorging is daarom de eerste vraag die beantwoord moet worden: welke informatiebehoeften bestaan in de organisatie ofwel welke informatie is nodig?
(...)
Het blijkt dat de informatiebehoeften worden bepaald door zoveel factoren dat het moeilijk is om door de bomen het bos te zien. Met het oog daarop is het tolmodel ontwikkeld. Dit model brengt alle factoren die bij het vaststellen van de informatiebehoeften in ogenschouw moeten worden genomen op overzichtelijke wijze in kaart. ... Het tolmodel is ontwikkeld door Oscar van Leeuwen Het tolmodel kent de volgende onderdelen:
De bovenkant
De informatiebehoeften worden benaderd vanuit de vraag: ‘Waar wil de onderneming naar toe’. De missie, strategie en doelstellingen van de onderneming zijn immers belangrijke objecten waarover managers willen worden geïnformeerd: ‘gaan we de goede kant op’, ‘liggen we nog op koers’ en ‘waar moet eventueel een bijstelling plaatsvinden’ enz..
Het midden
De informatiebehoeften worden benaderd vanuit de vraag: ‘Hoe werkt de onderneming’. Informatie over de structuur, de bedrijfsprocessen en de activiteiten is nodig om in de dagelijkse praktijk juist datgene te doen dat bijdraagt aan de bedrijfsdoelstellingen. Managers willen antwoord op de vragen: ‘wie moest wat doen en is dat goed gegaan’, ‘welke orders zijn er en welke afspraken hebben we met klanten gemaakt’, ‘zijn de voorraden nog toereikend’ enz.
De onderkant
De informatiebehoeften worden benaderd vanuit de vraag: ‘Wat heeft een manager nodig als we zijn persoonlijke wijze/stijl van werken bekijken. In dit kader zijn de managementstijl en de cultuur van de onderneming van belang.
Bij het vormgeven van al deze factoren is niet voor niets gedacht aan een tol. Een tol kan immers pas goed draaien indien de onderdelen daarvan goed op elkaar zijn afgestemd ofwel: in balans zijn. Is aan deze voorwaarde niet voldaan, dan gaat de tol ‘zwabberen’ en ligt hij al gauw omver. Ook bij het in kaart brengen van de gewenste informatie dient aan alle factoren van het tolmodel aandacht te worden geschonken. Te veel of te weinig aandacht voor één van de onderdelen van het model zal er toe leiden dat de geleverde informatie (later) niet of niet voldoende wordt gebruikt.
Bron: Vorm van de bestuurlijke informatieverzorging, prof. drs P.L.A.M. (Paul) van Kessel RE RA, Tolleren - lern van de toltheorie, E.E. de Wagt
