In het boek Archiveren - een inleiding beschrijft Peter Horsman de belangrijkste begrippen uit de 'archivistiek':

1. Archiveren

Wat een document tot archiefdocument maakt, is niet zozeer de archivering, maar de binding met de werkprocessen; archiefdocumenten onderscheiden zich van andere documenten door hun specifieke functie.

(...)

Procesgebonden documenten, die in een werkproces zijn ontstaan en bewaard worden om vanuit diezelfde of andere werkprocessen te kunnen worden bevraagd, zijn archiefdocumenten. Hun functie is dat ze een rol vervullen in de werkprocessen en dat ze naderhand kunnen dienen als bewijs van wat er in die werkprocessen is gebeurd. Het zijn de bouwstenen en schakels van administratieve processen. Om latere bevraging mogelijk te maken, moeten ze bewaard worden en terugvindbaar zijn, dus worden ze gearchiveerd. De Nederlandse archivistische terminologie spreekt van archiefstukken of archiefbescheiden. Omwille van een betere aansluiting bij de informatiekunde hanteren we hier archiefdocumenten. De Engelstalige literatuur gebruikt de term 'record', dat heel sterk de functie van archiefdocumenten weergeeft: vastlegging van voornemens, acties of feiten.

(...)

Organisaties en individuen maken en ontvangen bij het uitvoeren van activiteiten vele soorten documenten, niet alleen over personen, maar ook over gebouwen, voorraden, gebeurtenissen, financiën, overeenkomsten of toestanden. Ze bewaren die documenten omdat ze in hun werkprocessen een rol vervullen, of kunnen vervullen, of omdat ze mogelijk voor andere werkprocessen (zoals verantwoording) nodig kunnen zijn. Anders gezegd: de documenten zijn gebonden aan de werkprocessen.

(...)

Het functionele verband tussen archiefdocumenten en activiteiten is de kern van de archivistiek.

(...)

 

2. Het archiveringssysteem

Het maken, ontvangen en verzenden van archiefdocumenten is geen op zichzelf staande activiteit, maar gebeurt steeds in het kader van een bepaalde activiteit, een werkproces, waarin de documenten een rol spelen. Archivering heeft als doel de werkprocessen te documenteren en bevraging vanuit werkprocessen mogelijk te maken; het ligt dan ook voor de hand dat de archivering wordt afgestemd op de werkprocessen. Archivering is allereerst een functie die nauw samenhangt met de processen die ze moet ondersteunen.

(...)

De archiveringsfunctie is een persoonlijke of organisatorische functie met als doel het beheer en de beschikbaarstelling van procesgebonden informatie die de persoon of organisatie nodig heeft voor de uitvoering van taken of het afleggen van verantwoording. Een archiveringssysteem is het geheel van procedures, methoden, kennis, mensen, middelen en documenten, waarmee een persoon of samenwerkingsverband van personen (een organisatie) de archiveringsfunctie vorm geeft.

We moeten een archiveringssysteem in de eerste plaats zien als een concept, niet zozeer als en concreet systeem, en het zeker niet opvatten als een geautomatiseerd systeem. In wezen is het vooral een zo volledig mogelijke beschrijving van de activiteiten die een organisatie zou moeten ontplooien om haar archief in orde te hebben, met de middelen die daarvoor nodig zijn: alles wat nodig is om blijvend het behoud van de vereiste kwaliteit van de archiefdocumenten te waarborgen.

(...)

Elk systeem is in functionele zin te beschrijven in termen van invoer-, uitvoer-, verwerkings- en besturingsprocessen. De eerste twee vormen de directe relatie van het systeem met zijn omgeving; besturingsprocessen interpreteren signalen uit het systeem en vanuit zijn omgeving in stuurmaatregelen, ze richten zich in de eerste plaats op de verwerkingsprocessen. Dit algemene systeemmodel is toe te passen op een archiveringssysteem. Het primaire invoerproces is het opnemen van documenten in het systeem. Opnemen wordt gerealiseerd door registratie en opslaan. Het primaire uitvoerproces is beschikbaarstellen, het mogelijk maken van raadpleging (gebruik) van de gearchiveerde documenten. direct ten dienste van de uitvoerfunctie staan de verwerkingsprocessen ordenen en klasseren, beschrijven en bewaren. Een bijzonder uitvoerproces is het verwijderen, voorafgegaan dor waarderen en selecteren. Zoals elk systeem heeft ook een archiveringssysteem besturing nodig. Dat bestaat uit zowel het opstellen van regels en procedures, als uit directe sturing en het geven van instructies. Het Engelse begrip records management, dat als term nu ook in Nederland opgeld maakt, kan opgevat worden als de besturing van archiveringssystemen.

 

Componenten van het archiveringssysteem

 

Documenten

Het begrip 'document' moeten we ruim opvatten als een bewust vastgelegde verzameling onderling samenhangende gegevens (informatie) gericht op een bepaald doel. Dat doel kan een rechtshandeling zijn, maar ook communicatie. Kenmerkend is dat een document een afgerond geheel is, het heeft een begin en een eind. Een document kan verschillende vormen hebben, zowel fysiek als redactioneel. De meest voorkomende fysieke vorm is nog steeds papier. .... Tegenwoordig wint het digitale document terrein: e-mail, spreadsheets, tekstverwerkingsdocumenten.

Procedures

Procedures beschrijven stap voor stap wat het systeem moet doen en vooral hoe het zijn activiteiten moet uitvoeren. (...) Automatisering van activiteiten van het archiveringssysteem betekent het expliciet maken van de betreffende procedures en deze omzetten in programma's. Wat een procedure is voor een mens, is een programma voor de computer.

Methoden

Methoden zijn van een wat hogere orde dan procedures. Ze hebben vaak een wetenschappelijke basis en zijn niet specifiek voor een bepaalde organisatie ontworpen. Voor het bepalen van de functionaliteit van een archiveringssysteem zijn in de eerste plaats archivistische methoden van belang. Deze betreffen onder meer het beschrijven, structureren, klasseren en selecteren.

Kennis

Om het archiveringssysteem naar behoren te laten functioneren, is kennis nodig. Een archiveringssysteem heeft in de eerste plaats behoefte aan archivistische kennis, maar evenzeer aan relevante kennis uit andere wetenschapsgebieden. De methoden en daaruit voortkomende procedures zijn als het ware de toepassing van die kennis. Ze zullen doorgaans zijn vastgelegd in regels.

Metadata

Voor goed management van een archiveringssysteem is het noodzakelijk dat de benodigde kennis expliciet wordt geformuleerd, waar nodig vastgelegd en onderhouden. Kennis is soms vastgelegd in handboeken, in voorschriften, reglementen, wetgeving, handleidingen, het Internet, en niet in de laatste plaats in de hoofden van mensen. In ruime zin maken alle vastgelegde regels en kennis deel uit van de metadata van het archiveringssysteem. Die metadata en de processen die ze opslaan en onderhouden, vormen zelf weer een subsysteem van het archiveringssysteem.

Middelen

Middelen zijn de dingen die het werk doen of die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de processen, naast de mensen: computers en andere apparaten. De ruimtes en opbergmiddelen horen er toe. Onder middelen vallen ook materialen.

Mensen

 

3. Waarderen en selecteren

Waarderen

Bepalen welke redenen er zijn om archiefdocumenten nog langer te bewaren; waarderen is het maken van een keuze. Zoals de term aangeeft, is het waardebepaling. Het gaat dan om de waarde voor de organisatie zelf (juridische waarde, administratieve waarde, fiscale waarde, of zelfs emotionele waarde). Het is dus het vaststellen welke documenten op den duur uit het archiveringssysteem verwijderd mogen worden en welke niet. Positief uitgedrukt is waarderen de activiteit om te bepalen hoe lang het systeem archiefdocumenten moet bewaren. De waardering kan leiden tot vernietiging van documenten, tot voortdurende bewaring en tot het overdragen aan aan ander archiveringssysteem.

Selectie

Administratieve verwerking van de waardering, bijvoorbeeld door op dozen te schrijven in welk jaar ze vernietigd kunnen worden of in een dossierinventaris het resultaat van de waardering aan te geven.

Waardering en selectie liggen in elkaars verlengde, ze kunnen niet los van elkaar worden gezien. Dikwijls wordt in de praktijk slechts van selectie gesproken als het om het hele proces gaat. Vooral in aansluiting met de internationale literatuur maken we hier dat onderscheid wel; daar worden appraisal en selection als afzonderlijke, zij het verwante, begrippen gehanteerd.

Het bewaren en beheren van archiefdocumenten kost geld. Daar moet dus een erkend nut of een wettelijke verplichting (of beide) tegenover staa. Als archiefdocumenten voor niemand meer waarde hebben, heeft het weinig zin ze nog langer te bewaren. Voor bedrijven gaat onnodig bewaren ten koste van het bedrijfsresultaat, voor overheidsorganen gaat het ten laste van het te besteden budget. Aan dit financiële argument kan nog een archivistisch motief worden toegevoegd: een overvloed aan documenten werkt op den duur verstoppend.

(...)

Criteria

Waardering gaat dus aan de feitelijke selectie, het scheiden van de schapen van de bokken, vooraf. Waardering is het toepassen van criteria voor bewaren of vernietigen. Deze criteria worden bepaald door het belang dat de documenten hebben voor de administratie, voor het afleggen van verantwoording, het leveren van bewijs, of vanwege de kennis die ze bevatten. Je zou dus zeggen dat aan waardering en selectie samen nog een ander proces voorafgaat, dat van het opstellen van criteria op basis van het informatie- en archiefbeleid.

De criteria zijn een verwoording van het bewaarbeleid. Dat beleid wordt gemaakt op basis van de belangen die de archiefdocumenten hebben of redelijkerwijs zouden kunnen hebben. Die belangen staan niet op zichzelf, maar zijn afhankelijk van belanghebbenden.

 

4. Preservering

Opnemen

Er zijn twee duidelijk te onderscheiden momenten waarop het archiveringssysteem actief met zijn omgeving communiceert: het moment van het opnemen van een document in het systeem (capture), en het moment van beschikbaarstellen, het raadplegen van documenten.

Opnemen in het archiveringsssysteem betekent het onttrekken van het beheer van een document aan het werkproces dat het genereerde. Dat hoeft niet te betekenen dat het document van het bureau van de behandelende functionaris wordt gehaald, maar vooral dat het onder controle komt van het archiveringssysteem. Het systeem weet dat het bestaat, waar het is, en kent zijn kwaliteit en status.

Het archiveringssysteem neemt niet alle documenten op die in de organisatie circuleren, maar alleen die documenten die als archiefdocument (archiefstuk) kunnen worden aangemerkt; dat wil zeggen documenten die in een werkproces zijn gegenereerd of ontvangen, door dat werkproces zijn of worden gebruikt, en waarvan bewaring voor enige tijd noodzakelijk is voor bedrijfsvoering, het afleggen van verantwoording, het vaststellen van recht op plicht, of vanwege de kennis over het proces die er aan kan worden ontleent. Om hun functie blijvend te kunnen vervullen, moeten deze documenten beheerd worden. Het archiveringssysteem is daarvoor verantwoordelijk.

 

Opslaan

Het proces opslaan ligt in het directe verlengde van het opnemen in het archiveringssysteem, waarmee het, zoals we hiervoor zagen, geïntegreerd is. Opslag is te beschouwen als een methode van opnemen. Opslag van papieren documenten betekent in hoofdzaak het bepalen waar het document tijdens en na de behandeling is, op de bureaus van de medewerkers, of veilig in het archief. Opslag impliceert de keuze van de opslagtechniek en de noodzakelijke materialen. Voor digitale documenten is ook de keuze van het medium waarop de gegevens worden vastgelegd van belang. De wijze van opslag bepaalt de fysieke ordening van gegevens en documenten op het meest basale niveau.

 

Bewaren

Zolang een archiefdocument niet is vernietigd, moet het zorgvuldig worden bewaard; of dat nu binnen het archiveringssysteem van de organisatie zelf gebeurt of door een archiefdienst, maakt in beginsel geen verschil.

 

Verwijderen

Verwijderen ligt in het verlengde van selectie: overtollige archiefdocumenten worden uit het archiefsysteem verwijderd. ... Er zijn twee manieren om documenten uit het archief te verwijderen: vernietigen en overdragen aan een ander archiveringssysteem (overbrengen).

 

5. Toegang en gebruik

Ordenen en klasseren

Een middel om documenten te vinden, is orde scheppen, een begrijpelijke structuur aanbrengen. Dat is juist een deel van de toegevoegde waarde van een archiveringssysteem: het aanbrengen en onderhouden van een herkenbare ordening, waardoor het systeem zorgt voor toegankelijkheid en dus voor een optimale benutbaarheid van de archiefdocumenten van de organisatie.

Beschrijven

archivistisch beschrijven is het (beknopt) weergeven in tekstuele vorm van kenmerken van archiefdocumenten, groepen van archiefdocumenten, hun onderlinge samenhang (structuur) en de context waarin ze zijn gegenereerd en gebruikt. Anders uitgedrukt is archivistisch beschrijven het representeren van (verzamelingen van) archiefdocumenten.

Beschikbaarstellen

Archivering is gericht op toekomstig gebruik. Indien het vermoeden van gebruik ontbreekt, heeft het weinig zin de archiefdocumenten in het systeem op te nemen. Beschikbaarstelling voor gebruik is dan ook niet de sluitpost van het systeem, maar het uiteindelijke doel. Voorwaarden voor effectieve beschikbaarstelling zijn intellectuele en fysieke toegankelijkheid. Het eerste houdt in dat een geïnteresseerde weet welke archiefdocumenten er zijn en hun functionele samenhang kan interpreteren. Het tweede begrip betekent dat de documenten daadwerkelijk gevonden kunnen worden en ter inzage gegeven.

 

Bron: Archiveren - een inleiding, P.J. Horsman