Bart de Best beschrijft in een BEA-stappenplan hoe 'beheren onder architectuur' kan worden vormgegeven:
Het BEA-raamwerk
De basis van het boek wordt gevormd door het BEA-raamwerk. Dit raamwerk maakt een onderscheid in drie niveaus (aspectgebieden):
• Richten (beleid)
• Inrichten (ontwerp)
• Verrichten (uitvoering)
Per aspectgebied zijn stappen gedefinieerd. Elke stap is een hoofdactiviteit die plaats dient te vinden om onder architectuur tot een goed ingerichte beheerorganisatie te komen. Per stap worden vervolgens best practices beschreven voor zowel een beheerorganisatie als een projectorganisatie (ten behoeve van projectbeheersing).
Op het niveau ‘Richten’ is de eerste stap dat een ICT-beleid en ICT-beleidsplan worden opgesteld. In de tweede stap worden, uitgaande van het ICT-beleidsplan de architectuurprincipes die richtinggevend zijn voor de inrichting van de beheerprocessen opgesteld. De principes worden in de derde stap uitgewerkt in modellen.
Het aspectgebied ‘Inrichten’ bestaat uit twee deelgebieden, ‘Structuur’ en ‘Vormgeving’. Per deelgebied zijn ook weer drie stappen gedefinieerd. In deelgebied structuur wordt in de eerste stap het organogram, met bijbehorende functies en rollen beschreven. In de tweede stap worden de doelen van de beheerprocessen beschreven en zodanig uitgewerkt dat bewaking van deze doelen mogelijk wordt. In de derde stap worden de requirements beschreven die worden gesteld aan de beheerprocessen. Deze requirements zijn voorschrijvend voor de inrichting van beheerprocessen.
De eerste stap in deelgebied vormgeving is het opstellen van procesontwerpen voor de diverse beheerprocessen. Vervolgens wordt in de tweede stap de taakverdeling over de processen vormgegeven. Hierbij zijn ondermeer een logische groepering van taken en essentiële functiescheidingen
van belang. Tot slot worden in de derde stap de ontworpen processen verder ingericht waarbij methoden, middelen en mensen aan de taken worden gekoppeld.
Binnen het laatste aspectgebied ‘Verrichten’worden afspraken gemaakt over de uitvoering van het beheer. In de eerste stap van dit aspectgebied worden afspraken beschreven over de toepassing van beheermiddelen. Voorbeelden hiervan zijn afspraken over hergebruik en richtlijnen voor vernieuwing. In de tweede stap worden de competenties van de beheermedewerkers opgesteld, c.q. aangepast op basis van bestaande functiebeschrijvingen. Ten slotte wordt in de derde stap het sluitstuk van het beheer opgezet door afspraken te maken over audit en review. Het definiëren van meetpunten en het inrichten van een terugkoppelingsmechanisme om verbeteringen uit de audits en reviews door te voeren zijn hier voorbeelden van. Bij deze laatste stap is een auditor de aangewezen persoon om vanuit zijn vaktechnische kennis de architect te adviseren.
Door middel van een RASCI-tabel, dat wil zeggen een tabel waarin rollen worden af gezet tegen de verantwoordelijkheden Responsible, Accountable, Supportive, Con sulted en Informed, zijn per stap de acti viteiten die hierin plaatsvinden uitgezet tegen de bij de stappen betrokken rollen. Hierdoor ontstaat een helder overzicht van de diverse verantwoordelijkheden en taken die nodig zijn bij het inrichten en uitvoeren van een beheerorganisatie onder architectuur.
Bron: IT Beheer Magazine nummer 10, 2007
