In het artikel ICT-Applicaties rationaliseren: Kostenbesparing door portfoliobeheersing betoogt Gilbert Silvius dat zodra ict-budgetten onder druk staan, kortetermijn investeringen kunnen worden uitgesteld of afgeblazen, maar dat dit voor de middellange en lange termijn geen reële optie is: "Door niet meer te investeren in nieuwe ICT-applicaties voeg je geen nieuwe functionaliteit toe en neemt de waarde van ICT voor de organisatie door veroudering langzaam af."

Van beheer naar vernieuwing
Silvius pleit voor een structurele oplossing gericht op het verlagen van de kosten van ICT-beheer om zo binnen een gelijkblijvend budget investeringsruimte 'terug te winnen'. Silvius baseert zich op Gartner die stelt dat de beheerkosten van ICT vaak bijna 90 procent van het ICT-budget in beslag nemen en dat dit percentage  zou moeten worden teruggebracht naar 70 of 75.

Voor het drastisch terugdringen van de beheerkosten van uw ICT-applicaties heeft Silvius een stappenplan opgesteld bestaande uit vier fasen en twaalf stappen:

Fase 1. Inventarisatie

01 Systematisch positioneren
02 Indelen van applicaties
03 Meten van het aantal gebruikers
04 Inschatten van de kosten per applicatie

Fase 2. Rationalisatie

05 Laten vervallen van niet of nauwelijks gebruikte applicaties
06 Opheffen van verschillende versies van dezelfde applicatie
07 Verwijderen van 'dode' code in maatwerkapplicaties
08 Standaardiseren applicaties met gelijke functionaliteit

Fase 3. Consolidatie

09 Migreren van toepassingen met overlappende functionaliteit
10 Benutten van ongebruikte functionaliteit van bestaande standaardapplicaties
11 Optimaliseren van de gebruikte ICT-platforms
12 Dataoptimalisatie

Fase 4. Portfoliomanagement

Hieronder zullen de verschillende fasen/stappen kort worden toegelicht:

Fase 1. Inventarisatie
Voorwaarde voor het daadwerkelijk kunnen rationaliseren en consolideren, is dat je inzicht en overzicht hebt over de in gebruik zijnde applicaties. De eerste stap is dan ook het inventariseren en onderzoeken van de relevante gegevens van het applicatielandschap.

01 Systematisch positioneren
Een cruciale stap om te kunnen rationaliseren en/of consolideren - in de zin van het terugdringen van de functionele overlap - is het systematisch positioneren van de functionaliteit van alle geïdentificeerde applicaties.

02 Indelen van applicaties
Voor het systematisch inventariseren van functionaliteit is een ‘raamwerk’ nodig van mogelijke functionaliteit. Hierbij is het niet genoeg te kijken naar welk bedrijfsproces een applicatie ondersteunt. Applicaties kunnen namelijk generiek worden gebruikt en uit het ondersteunde bedrijfsproces blijkt niet altijd duidelijk de aarde van de functionaliteit van de applicatie.

03 Meten van het aantal gebruikers
Een volgende inventarisatiestap is het meten van het aantal gebruikers van de verschillende applicaties.

04 Inschatten van de kosten per applicatie
Voor elke applicaties is het nodig de kosten van het gebruik en beheer te meten of in te schatten. Hierbij moet worden gelet op zowel de directe kosten van een applicatie (licenties, onderhoudscontracten, dedicated medewerkers en dedicated infrastructuur) als de indirecte kosten (organisatorische kosten, zoals de helpdesk, en kosten van het netwerk en de werkstations).

Fase 2. Rationalisatie

Na de inventarisatie-fase helpen vier stappen bij het rationaliseren van de applicatieportfolio.

05 Laten vervallen van niet of nauwelijks gebruikte applicaties
Op basis van het aantal gebruikers is het mogelijk te signaleren óf er applicaties voorkomen zónder gebruikers. Als het gebruik niet meer van toepassing is, kun je de autorisatie van de applicatie verwijderen en, na een bepaalde wachttijd, de applicatie zelf. Ook van applicaties die slechts een zeer beperkt gebruik kennen, kunt u dit gebruik ter discussie stellen.

06 Opheffen van verschillende versies van dezelfde applicatie
Als er verschillende versies voorkomen van dezelfde softwareproducten voor, kan mogelijk een deel van de versies worden opgeheven.

07 Verwijderen van 'dode' code in maatwerkapplicaties
Binnen maatwerkapplicaties komt na jaren van onderhoud en wijzigingen vaak nietgebruikte regelcode
voor. Deze ‘dode’ code vormt een onnodige ballast in het draaien en onderhouden van de applicatie. Bij het opsporen van niet-gebruikte code kan gebruik worden gemaakt van ondersteunende softwaretools.

08 Standaardiseren applicaties met gelijke functionaliteit
Bij het standaardiseren van specialistische toepassingen geldt dat gebruikers soms enige concessie zullen moeten doen aan de functionaliteit. Bij de standaardisatie naar een van de toepassingen dient u speciale aandacht te schenken aan macro’s. Migratie hiervan is veelal niet mogelijk, waardoor ze opnieuw zullen moeten worden gemaakt.

Fase 3. Consolidatie

Bij consolidatie zijn er geen quick wins meer te behalen en moeten er soms compromissen worden gesloten op het gebied van functionaliteit.

09 Migreren van toepassingen met overlappende functionaliteit
Dankzij de geïnventariseerde functionaliteit van de applicaties is het mogelijk (gedeeltelijk) overlappende functionaliteit te onderkennen. Voor deze functionaliteit moet de vraag worden gesteld of alle applicaties noodzakelijk zijn of dat één applicatie de rol van de andere(n) kan overnemen. Hierbij is het onvermijdelijk dat de business soms iets aan functionaliteit moet inleveren.

10 Benutten van ongebruikte functionaliteit van bestaande standaardapplicaties
Het komt voor dat functionaliteit van een standaardapplicatie niet geheel in gebruik is genomen. In sommige gevallen is het denkbaar dat de kosten van licenties beter kunnen worden uitgenut als de functionaliteit van de reeds aanwezige standaardapplicaties wordt verbreed.

11 Optimaliseren van de gebruikte ICT-platforms
Concentreer en standaardiseer de ontwikkeling en het beheer van applicaties op een beperkt aantal platforms en benut de mogelijkheden van deze platforms optimaal.

12 Dataoptimalisatie
Gegevens worden vaak in meerdere applicaties gebruikt, zodat wijzigingen in deze gegevens in meerdere bestanden doorgevoerd moeten worden. Naast inefficiëntie creëert deze dubbele vastlegging ook het risico van verschillen tussen de gegevens en fouten. Het is vaak complex om de verschillende bestanden te vervangen door een enkelvoudig vastgelegd bestand. Een andere oplossing is een enkelvoudig ‘mutatiepunt’ te creëren in de vorm van enkelvoudige bronbestanden waaruit de verschillende applicaties kunnen putten.

Fase 4. Portfoliomanagement

De eerste drie fasen inventarisatie, rationalisatie en consolidatie zijn nodig voor het ‘opschonen’ van de in gebruik zijnde applicaties. Het inrichten van een proces voor applicatieportfoliomanagementproces is nodig om te borgen dat de resultaten geen eenmalige actie zijn. 'Portfoliomanagement' is een instrument afkomstig uit de financiële wereld dat bruikbaar is om - ondanks de grote verscheidenheid aan applicaties - het totaal aan applicaties overzichtelijk en beheerbaar te maken.

Nadat het onderkennen van de verschillende rationalisatie- en consolidatiemogelijkheden, komt de fase waarin je de besparingen ook daadwerkelijk gaat realiseren. Hiervoor is het nodig projecten in te plannen en uit te voeren. Omdat met name de vervolgprojecten op het vlak van de consolidatie van toepassingen complex en ingrijpend kunnen zijn, moet je prioriteiten stellen tussen de verschillende voorstellen op basis van:

• de kosten van de projecten en de te behalen kostenbesparingen;
• de snelheid waarmee u de besparingen kunt realiseren;
• de risico’s en afhankelijkheden van de verschillende projecten;
• het verandervermogen van de organisatie.

De afwegingen die u maakt bij het samenstellen van de totale projectenkalender vormen het projectportfoliomanagementproces. Binnen dit proces worden de bedrijfsmiddelen afgestemd op de de ontwikkelingen in de organisatie en technologie. Het proces resulteer in een aantal gewenste veranderingen in de bedrijfsmiddelen die afgewogen moeten worden in onderlinge samenhang gegeven de prioriteiten, bijvoorbeeld op basis van rendement of noodzaak, en beperkingen van de organisatie, bijvoorbeeld budget of verandervermogen. Het inrichten van de portfoliomanagementprocessen en -procedures zorgt voor een structureel optimaal kostenniveau in plaats van het ad hoc realiseren van eenmalige besparingen.

Volgens Silvius is het applicatieportfoliomanagementproces een onderdeel van het assetportfoliomanagement en kan op onderstaande wijze de samenhang tussen de verschillende portfoliomanagementbegrippen worden weergegeven:

De rationalisatie- en consolidatieprojecten resulteren - aldus Silvius - onder andere in de volgende kostenbesparingen:

• afname licentiekosten;
• afname kosten applicatiebeheer;
• afname kosten infrastructuurbeheer;
• vrijkomende servercapaciteit.

Het Silvius' stappenplan helpt om binnen de organisatie enkele tientallen rationalisatie- en consolidatiemogelijkheden identificeren die gezamenlijk kunnen leiden tot 15 tot wel 25 procent lagere kosten voor ICT-beheer. Volgens Silvius kan met de relatief eenvoudig uit te voeren rationalisatieactiviteiten al circa tien tot vijftien procent van de in gebruik zijnde applicaties worden geschrapt. De hiermee samenhangende kostenbesparing ligt vermoedelijk lager, tussen vijf en tien procent. Naar verwachting kun je in de consolidatiefase nog een aanvullende tien tot vijftien procent besparen op de kosten van het applicatiebeheer realiseren.

Bron ICT-Applicaties rationaliseren: Kostenbesparing door portfoliobeheersing, Gilbert Silvius