In het artikel Applicatierationalisatie: grote schoonmaak beschrijft Robbert Dijkshoorn (Divetro) niet alleen waarom een 'grote schoonmaak' nodig is, maar ook hoe je dit kunt aanpakken.

De aanleiding is volgens Dijkshoorn als volgt:

“Binnen … organisatie[s] zijn de afgelopen decennia steeds meer processen door applicaties ondersteund. Voortdurend zijn nieuwe technieken en applicaties geïntroduceerd. Meestal gedreven door een behoefte aan innovatie en betere ondersteuning van de processen, niet zelden ook door een sterke drang om elke nieuwe technologie en versies te kopen die – althans volgens de leverancier – aan alle bestaande problemen een einde zou maken. De aandacht is steevast gericht op snelle implementaties. Voor het opruimen van systemen die (deels) overbodig werden is geen aandacht, tijd of geld. Wél toevoegen, niet afbouwen.

Het resultaat? Een complex applicatielandschap, diversiteit, houtje-touwtje integratie van applicaties met ontelbare verbindingen, oplopende beheer-, onderhouds- en licentiekosten en gebrek aan overzicht. Tegelijkertijd wordt van uw organisatie steeds meer flexibiliteit verwacht, nieuwe samenwerkingen en nieuwe wet- en regelgeving staan voor de deur."

Het is dus hoogste tijd voor een grote schoonmaak en het toepassen van applicatieportfoliomanagement: welke applicaties horen thuis in de applicatieportfolio en welke applicaties zijn aan vervanging toe of dienen te worden afgeschreven. Volgens Dijkshoorn moet je bij het bepalen welke applicaties waarde hebben, welke te behouden en welke juist uit te faseren, drie stappen hanteren:

1. Identificeren: in kaart brengen van het applicatielandschap (op hoofdlijnen). Het doel hiervan is tweeledig. Ten eerste het identificeren van de applicaties, het in kaart brengen van de applicaties in het landschap. Ten tweede het identificeren van criteria op basis waarvan de classificatie van de applicaties plaatsvindt.

2. Classificeren: beantwoorden vragen in het kader van de functionele eigenschappen (in welke mate levert de applicatie een directe bijdrage aan de primaire doelen van de organisatie en hoe staat het met de mate van gebruikerstevredenheid) en technische eigenschappen (verzameling van gegevens op basis waarvan kan worden vastgesteld of een applicatie up-to-date is of verouderd en of de applicatie voldoet aan marktstandaarden) van een applicatie.

3. Beoordelen: afwegen van het belang en de toegevoegde waarde van een applicatie voor de organisatie op basis van de functionele en technische kwaliteit. Deze afweging resulteert in een beslissing of advies over een zgn. 'applicatieveranderscenario'. Voor elke applicatie moet een veranderscenario worden opgesteld inclusief concrete vervolgstappen. Op basis hiervan ontstaan een roadmap waarmee daadwerkelijk en onderbouwd de rationalisatie uitgevoerd kan worden.

Een belangrijk advies van Dijkshoorn is door niet té gedetailleerd te classificeren: "Door eerst alleen die vragen te beantwoorden die inzicht geven in het belang van een applicatie en een eerste beeld geven van de technische kwaliteit, ontstaat al een beeld in de toegevoegde waarde van de applicatie. Op basis van deze eerste analyse kunnen dan verdere iteraties plaatsvinden, mogelijk alleen voor die applicaties waar knellende problemen bestaan."

Belangrijke vragen zijn in dit verband: mate waarin de applicatie waarde oplevert voor het proces wat ondersteund wordt, mate waarin de (niet) beschikbaarheid van een applicatie een risico vormt voor de organisatie, mate waarin de technologie van de applicatie verouderd is, mate waarin de applicatie past in de toekomstige architectuur.

Bij het classificeren worden de antwoorden op deze vragen gescoord met waardes van bijvoorbeeld 1 tot 10 die worden vermenigvuldigt met een ‘weegfactor’. De weegfactoren geven het relatieve belang van een parameter aan ten opzichte van andere parameters. De totaalscores van de functionele en technische eigenschappen per applicatie kan worden uitgezet in een tweedimensionaal (strategisch) kwadrant. Dit kwadrant geeft op samenhangende manier inzicht in de status van een applicatie. De plek in het kwadrant bepaalt in feite het voor de applicatie van toepassing zijnde veranderscenario.

Dijkshoorn onderkent vier verschillende veranderscenario’s:

1. Beheren: applicaties scoren hoog op zowel functionele als technische eigenschappen en sluiten goed aan op de behoeften van de organisatie. Beheer en onderhoud van deze systemen handhaven op het huidige niveau.

2. Functioneel opwaarderen: applicaties scoren hoog op technische eigenschappen, maar relatief laag op functionele eigenschappen. Veelal is dat het gevolg van veranderingen in de omgeving, waardoor de applicatie de bedrijfsprocessen niet meer goed ondersteunt. Het toevoegen van nieuwe functionaliteit kan het bestaansrecht van de applicatie vergroten. Alternatief is aanschaf van een kant-en-klaar pakket.

3. Technisch opwaarderen: applicaties hebben hoge functionele eigenschappen, de organisatie is sterk van deze toepassingen afhankelijk. Technisch voldoen de applicaties niet en en ze vragen veel onderhoud. Applicaties zijn kandidaat voor opwaardering dan wel technische vernieuwing.

4. Afstoten/vervangen: applicaties scoren laag op zowel de functionele als technische eigenschappen. Feitelijk moeten deze applicaties
   verdwijnen. Deze systemen kunnen in het verleden van grote betekenis zijn geweest, maar sluiten niet meer aan bij de eisen en wensen van de organisatie en zijn daarnaast technologisch achterhaald.

Bron: Applicatierationalisatie: grote schoonmaak, Robbert Dijkshoorn (20 februari 2012)