BiSL-goeroe Remko van der Pols doet in het boek Naar een vraaggestuurde informatievoorziening samen met René Sieders en Ben Stoltenborg een poging theorie te combineren met de gezondheidszorg als praktijkcase om concrete handvatten te geven voor de inrichting van businessinformatiemanagement (BIM) in zorgorganisaties.

Persoonlijk vindt ik de case minder interessant. Hieronder een paar veralgemeniseerde 'losse flodders' uit het boek.

Organisaties staan volgens Van der Pols & co. voor drie uitdagingen:

1. Vernieuwing van de informatievoorziening: de informatievoorziening is een kritische succes- en productiefactor geworden, met het disfunctioneren van de informatievoorziening als bedrijfsrisico. Het landschap met vooragl centrale, gesloten systemen staat voor grootschalige vernieuwing.

2. Inrichting van businessinformatiemanagement: gezien het (toenemende) belang van de informatievoorziening voor het primaire proces, vraagt de organisatie van zowel IT als beheer expliciet aandacht. Vraagsturing is hierbij belangrijk en de inrichting van de vraagorganisatie, het businessinformatiemanagement vormt hierbij een belangrijke activiteit.

3. Professionalisering van de vraag en vraagorganisatie: om de omslag te maken van aanbodgedreven naar vraaggedreven wordt het essentieel kennis en vaardigheden te verkrijgen om leveranciers goed aan te sturen (incl. outsourcing).

Volgens Van der Pols & co. zijn er twee manieren waarop de informatievoorziening kan worden aangestuurd:

1. Aanbodsturing: de IT-organisatie onderkent de ontwikkelingen en beslist over de te gebruiken middelen en investeringen ten aanzien van de informatievoorziening. De gebruikersorganisatie heeft (alleen) een inhoudelijke en adviserende rol.

2. Vraagsturing: het besturen van de informatievoorziening vanuit gebruikers- en bedrijfsperspectief; de organisatie is zélf (eind)verantwoordelijk voor wat zij nodig heeft en het nemen van investeringenbeslisingen over de informatievoorziening.

De keuze voor vraagsturing of aanbodgedreven sturing is afhankelijk van het belang van de informatievoorziening. Van der Pols & co. onderscheiden hierbij vier categorieën:

1. IT als hulpmiddel: automatisering speelt nauwelijks een rol (ledenadministratie)

2. IT als ondersteuning: automatisering begtreft alleen ondersteundend processen (financiële en personeelsadministraties)

3. IT als bedrijfskritisch: primaire proces is afhankelijk van IT (bedrijfspakketten zoals ERP)

4. IT als bedrijfsproces: informatieverwerking is het primaire bedrijfsproces (banken, verzekeraars of overheid)

Dé aanleiding om over te stappen op vraagsturing is als de informatievoorziening te belangrijk is om ICT'ers over te laten. Dit is het geval als de informatievoorziening bedrijfskritisch wordt óf het bedrijfsproces vormt.

Zodra een organisatie ervoor kiest over te gaan van aanbod- naar vraaggestuurd, wordt de vraagorganisatie expliciet en krijgt zij ook de macht. De structuur van de vraagorganisatie moet expliciet worden ingericht (governancestructuur). Volgens Van der Pols & co. moet de structuur van de vraagorganisatie passen in de (informele) machtslijnen van de organisatie zelf. De inrichting wordt daarmee primair machts- en invloedgedreven, waarbij de structuur primair afhankelijk is van de inrichting van de gebruikersorganisatie en de personen daarin. Omdat in veel organisatie de macht verspreid is en de omvang van zgn. informatiedomeinen verschillend is, is de sturing op de informatievoorzienining nooit uniform. De invulling en uitwerking is - aldus Van der Pols & co. - situationeel bepaald.

Volgens Van der Pols & co. zijn gelden drie wetten bij het het inrichten van de besturingsstructuur van de informatievoorziening in een organisatie (governancestructuur):

1. De structuur van de sturing over de informatievoorziening moet een afgeleide zijn van de machtsstructuur van de organisatie: effectieve vraagsturing veronderstelt dat de betrokken manager in staat is, het voor hem of haar relevante deel van de informatievoorziening direct te sturen.

2. Kennis van het bedrijfsproces is essentieel: de businessinformatiemanager moet dezelfde taal spreken als de businessmanager en moet het bedrijfsproces goed kennen.

3. De invulling van informatiemanagement volgt de lijnen van de baas: sturing van de informatievoorziening is baasafhankelijk, waarbij de persoon en stijl van de manager van invloed is op de governance, en dus voor de relatie tussen businessinformatiemanagement en management.

Bij het inrichten van de governancestructuur moet aandacht besteed worden aan:

1. Opdeling applicatielandschap en afbakening informatiedomeinen: het applicatielandschap beschrijft op hoofdlijnen de samenhang van de verschillende applicaties van een organisatie. Dit landschap vormt de basis voor de opdeling en vaststelling van de informatiedomeinen en het beleggen van de domeinverantwoordeliijkheid door één persoon (functie) aan te wijzen die de verantwoordelijkheid krijgt voor de informatievoorziening in een informatiedomein.

2. Afspraken over belangen: afspreken wat de rechten en plichten zijn voor andere belanghebbenden dan de vastgestelde, verantwoordelijke domeineigenaar. Een belangrijke voorwaarde is dat de belangrijkste belanghebbenden geïnventariseerd zijn, waarbij wordt onderkend welke belanghebbenden belangen hebben in welke delen van de informatievoorziening, wat die belangen inhouden en hoe zwaarwegend die zijn.

3. Overkoepelende autoriteit: het kan noodzakelijk of wenselijk zijn om een domein-overstijgende, overkoepelende autoriteit te benoemen.

4. Corporate-informatiemanager: benoemen van corporate-informatiemanager die verantwoordelijk is voor het bewaken, coördineren en afstemmen van samenhang van de informatievoorziening.

5. Ophanging van businessinformatiemanagement: ophangen van businessinformatiemanagement in de organisatie (in de afdeling, werkzaam vanuit een aparte afdeling of ingehuurd vanuit de IT-afdeling). Bij grote organisaties kan het wenselijk zijn verschillende modellen naast elkaar te gebruiken gebruiken.

Businessinformatiemanagement moet borgen dat de informatievoorziening goed aansluit en blijft aansluiten op de bedrijfsprocessen. Een belangrijjk onderdeel van businessinformatiemanagement is het inventariseren van de veranderbehoefte, zowel vanuit de huidige situatie (functionele kwaliteit, technische kwaliteit en exploitatiekwaliteit) en de ontwikkelingen in de keten, het bedrijfsproces en op technologisch gebied.

Van der Pols & co. stellen dat elke keuze die je maakt, voorafgegaan wordt door een afweging van kosten, baten en de ellende die je je op de hals haalt met het al of niet doorvoeren van een wijziging. Deze afweging illustreren zij met een zgn. ellendedriehoek:

Bron: Naar een vraaggestuurde informatievoorziening, Remko van der Pols René Sieders en Ben Stoltenborg