If you can't describe what you are doing as a process, you don't know what you're doing.
W. Edwards Deming
In het boek Management van processen beschrijven Teun Hardjono en Renco Bakker tien belangrijke redenen om processen vast te leggen en in kaart te brengen:
(01) Het kunnen bepalen van aangrijpingspunten ter verbetering: als je continu wilt verbeteren in de organisatie-inrichting, moet je kijken of de resultaten overeenkomen met de doelstellingen. De organisatie-inrichting als object van studie is dermate omvangrijk, dat nadere studie vereist is om te bepalen in welk deel van het organisatiesysteem de verbetering moet worden aangebracht. Om de exacte oorzaak te achterhallen en vooruitgang te kunnen boeken, zal de organisatie haar processen moeten kennen. Dit zijn immers de belangrijkste dagelijkse activiteiten van de organisatie.
(02) Het kunnen adresseren van feedback: om gericht te kunnen verbeteren, is het belangrijk dat de organisatie de feedback die ze ontvangt uit de markt, de omgeving of eigen organisatie kan toewijzen aan een bepaald (deel)proces.
(03) Het aantoonbaar maken van het werken conform normen en richtlijnen: een organisatie moet vaak vanuit haar processen kunnen aantonen dat er aan gestelde eisen wordt voldaan. Dit betekent dat de processen in kaart moeten worden gebracht, en in de processtappen als het ware moet kunnen worden aangewezen waar en hoe er aan een specifieke eis wordt voldaan.
(04) Overzicht geven over de organisatie: de oorzaak van suboptimalisatie (verbeteren van deelprestaties waardoor echter de totaalprestatie niet vooruit of zelfs achteruit gaat) is vaak dat er geen totaaloverzicht is van de werkzaamheden binnen een organisatie. Hierdoor is de samenhang niet helder en weet een individu of afdeling niet wat het effect is van zijn of haar prestatie p de totaalprestatie van de organisatie. Door het vastleggen van processen en die vastlegging beschikbaar te stellen voor medewerkers ontstaat er overzicht over de werkzaamheden en het functioneren van de totale organisatie.
(05) Het overzichtelijk presenteren en instandhouden van verzamelde kennis en ervaring: door processen vast te leggen wordt een overzicht gegeven van alle essentiële afspraken die in de loop van de tijd zijn gemaakt.
(06) Het ontastbare tastbaar maken: een proces is niet iets met een 'dingachtig' bestaan, je kan het niet 'vastpakken'. Door het proces op schrift te stellen, wordt het tastbaar en gaat het leven voor de mensen.
(07) Analyse kunnen uitvoeren: processen moeten zo zijn ontworpen dat ze geschikt zijn om de processen efficiënt te bereiken. Om vast te stellen in hoeverre processen voldoende zijn gestructureerd, moeten ze in kaart worden gebracht. Dit om het geheel van activiteiten door de afdelingen heen stap voor stap te kunnen volgen bij het converteren van inputs tot outputs.
(08) Gedeelde uitgangspunten bereiken: het vastleggen van een proces biedt uitstekende handvaten om bespreekbaar te maken welke methoden en werkwijzen gevolgd zouden moeten worden om het dagelijkse werk goed uit te voeren. Door procesuitvoerders te betrekken bij het vastleggen en vaststellen van processen, ontstaat er een discussie die leidt tot consensus over de beste werkmethoden, werkverdeling en routing. Ook bij het invoeren van nieuwe werkmethoden is een beschreven proces een handig hulpmiddel om aan te geven waar de veranderingen zitten.
(09) Bijdragen aan de continuïteit en betrouwbaarheid van de organisatie: om de uitvoering zo onafhankelijk te maken van de functionarissen die het werk doen, zijn vastgelegde processen een prima hulpmiddel bij het inwerken van nieuwe medewerkers.
(10) Afbakenen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden: door in de procesbeschrijvingsvorm ruimte te geven voor het expliciteren van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, ontstaat er duidelijkheid over wie de eerst aangewezene is voor het uitvoeren van processtappen.
