In het boek Kwaliteitsmanagement, bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling stelt Ton Wentink dat je een organisatie kan analyseren vanuit een functioneel perspectief en vanuit een procesperspectief:

In het functionele perspectief is het organogram het model voor de organisatie. De hulpbronnen worden toegewezen aan afdelingen. Functionele specialisatie en deskundigheid zijn de basis voor de vorming van afdelingen, die in een hiërarchie van macht, verantwoordelijkheid en rapportage zijn opgenomen. De meeste organisaties kennen een functionele verdeling van werkzaamheden en daarmee van verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

De functies geven de verschillende fasen van productie, distributie en van ondersteuning aan. Functies worden in afdelingen uitgevoerd. Zij vormen als het ware verticale kolommen. Kwaliteitsprogramma's richten zich dan vooral op de verbetering van de efficiency en de effectiviteit van specifieke functies.

In tegenstelling hiermee richt de procesbenadering zich op de werkstromen. We zien een organisatie niet alleen als een systeem van functies, maar ook als een systeem van processen. Een proces is een stroom van activiteiten die plaatsvinden in de voortbrenging van output van producten en diensten. De input van productiemiddelen (materialen, informatie, faciliteiten, apparatuur en arbeid) wordt omgezet in output. Een proces kent een structuur voor actie. Een klant heeft met een onderneming of instelling te maken door zijn betrokkenheid bij bedrijfsprocessen: plaatsen van een order, ontvangen van goederen en diensten, verkrijgen van services, verrichten van betalingen, enzovoort.

Processen vormen de structuur, waardoor een organisatie doet wat nodig is om voor klanten of afnemers (toegevoegde) waarde te creëren. Een 'goed' proces is klantgericht, voegt waarde toe, minimaliseert kosten en wordt begrepen door hen die er in werken.

(...)

Processen kunnen worden onderverdeeld in subprocessen, die op hun beurt uit activiteiten bestaan. In activiteiten worden handelingen verricht, die moeten bijdragen aan waardevermeerdering. Doorlichting van een proces maakt duidelijk WIE, WAT, WAAR, HOE in HOEVEEL TIJD doet. Knelpunten en problemen ten aanzien van efficiency in het gebruik en verbruik van hulpbronnen, kwaliteit (zich houden aan normen) en tijdigheid komen boven water door de activiteiten als uitgangspunt te nemen.

In de analyse van de activiteiten worden oorzaken van suboptimale productiviteit en kwaliteit opgespoord. Activiteiten die geen waarde toevoegen, werken kostenverhogend en zijn onproductief. Op de scheidslijnen of interfaces tussen groepen of afdelingen is dikwijls sprake van productiviteitslekken en kwaliteitsverliezen.

Processen zijn per defintie cross-functioneel: horizontale werkstromen (processen) lopen door dwars door de verticale functies (afdelingen).

Bron: Kwaliteitsmanagement, bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling, Ton Wentink