Frits van Dijk vat de essentie van zaakgericht werken als volgt samen:
Zaakgericht werken gaat over zaken en zaaktypen. (...) Zaken en processen hebben veel met elkaar te maken. Zo veel dat je je kunt afvragen: is een zaak niet gewoon hetzelfde als een proces? ... Maar [er is] toch een verschil. Waar in de procesbenadering de aandacht vooral ligt bij het ‘hoe’, ligt de aandacht in de zaak bij het ‘wat’. Een procesbeschrijving geeft doorgaans heel gedetailleerd weer hoe een proces verloopt, opgedeeld in een groot aantal stappen. Bij de zaakgerichte benadering is er geen gedetailleerd processtappenschema; alleen de hoofdstappen worden beschreven in de vorm van statussen in het proces. Bij die statussen wordt wel veel informatie vastgelegd. Informatie over de kwaliteitseisen, de doorlooptijden of andere prestatie-indicatoren en beleidslijnen. Je richt je dus niet op al die kleine handelingen die nodig zijn om tot een bepaalde fase in het proces te komen, maar juist op de hoofdzaken. De fases of statussen waar het proces in alle gevallen langs komt en waar je het proces op wilt meten en sturen.
