Guido Bayens en Hans Tönissen beschrijven in hun boek Bedrijfsarchitectuur Op Basis van Novius Architectuur Methode - Werken Aan een Samenhangende Bedrijfsinrichting een procesarchitectuur die bestaat uit vijf niveaus:
(1) Ketenproces
(2) Bedrijfsproces
(3) Werkproces
(4) Processtap
(5) Handeling
Processen
Processen zijn gericht op het tot stand brengen van producten en diensten. Het gaat de klanten van bedrijven en instellingen natuurlijk om deze producten en diensten en de waarde die zij voor hen opleveren. Daarom kan ook worden gezegd dat processen activiteiten zijn die (klant)waarde toevoegen aan de uiteindelijke prestatie: het product of de dienst.
Een definitie van proces is de volgende:
Een proces is een geordende reeks van (in)direct waarde toevoegende handelingen en oordelen door een mens of machine gericht op een bekend resultaat.
Het 'bekende resultaat' is veelal het product dat de klant krijgt, of een onderdeel daarvan. Maar ook de ondersteunende processen vallen binnen deze definitie, waarbij het bekende resultaat bijvoorbeeld de jaarrekening is of de belastingaangifte.
De procesdefinitie spreekt van een geordende reeks handelingen. Deze ordening kan strikter of vrijer zijn. In een strikte ordening kunnen de processtappen bijvoorbeeld in een vaste volgorde en een vaste doorlooptijd worden geplaatst. Bij een vrijere ordening kan de medewerker zelf bepalen wanneer een handeling wordt uitgevoerd of welke handeling moet worden uitgevoerd.
Strikte procesvoering zien we vaak bij administratieve processen, waarbij het werk geheel of gedeeltelijk geautomatiseerd wordt uitgevoerd en het handmatige werk wordt ondersteund met workflowsystemen, en het opleidingsniveau van de medewerkers middelbaar of laag is. Aan de andere kant zien we bijvoorbeeld de beleidsmedewerker op een ministerie, die veel professionele vrijheid heeft bij het opstellen van beleidsdocumenten. Afgezien van het bekende parafencircuit is het proces verder nauwelijks geprotocolleerd.
Complexe processen zijn vaak opgesplitst in stukken, waarbij verschillende stukken door verschillende afdelingen of organisaties worden geleverd. Omdat bedrijfsfuncties met elkaar samenwerken door het uitwisselen van services, zou men kunnen ze en dat procesdelen door middel van services met elkaar worden verbonden. Een service kan uit een reeks dialogen (via berichtuitwisseling) bestaan, die we bedrijfstransacties noemen.
(...)
Een trigger is een mechanisme dat een proces in gang zet. We onderscheiden drie typen triggers:
— Starttrigger. Deze ontstaat doordat er een bericht wordt ontvangen, een grenswaarde in de tijd overschreden wordt of door een menselijke handeling. Dit type triggers kan dus zowel in de 'analoge' als in de geautomatiseerde wereld bestaan. In de geautomatiseerde wereld zijn triggers altijd signalen van applicaties, bijvoorbeeld vanuit de webserver, vanuit een BPM-server (business proces management) of vanuit een workflowserver.
— Eindtrigger. Deze kan voor een volgend proces weer de starttrigger zijn, een melding of een interrupt. Beide laatste vormen lichten we even afzonderlijk toe.
--- De melding is een trigger die geen respons verwacht. Er wordt enkel een melding gedaan en daarmee is de kous af.
--- De interrupt is een trigger die veroorzaakt wordt door een bijzondere gebeurtenis, zoals een onverwacht bericht (overlijden, faillissement, ernstige storingen). De interrupt geeft aanleiding om lopende processen te onderbreken, eventuele terugrol-acties uit te (laten) voeren of alternatieve processen te starten, buiten de reguliere routines om.
(...)
Procesmodellen zijn in vele varianten mogelijk, variërend van eenvoudige PowerPoint-plaatjes tot de sophisticated vastle ing in softwareprogramma's die meerdere views op het procesverloop kunnen tonen.
(...)
Techniek: hoe gaan we te werk?
Processen bestaan in hun eenvoudigste vorm uit elkaar opvolgende handelingen. Bijvoorbeeld: 'vul in dit vakje de voorkeur van de cliënt in'. Het resultaat van de afzonderlijke handeling is vooraf bekend.
Door het clusteren van handelingen (uitgevoerd door één persoon) ontstaan processtappen. Bijvoorbeeld: 'vul het formulier en de juiste bijlagen in'.
Door het bundelen van processtappen ontstaan werkprocessen. Bijvoorbeeld: 'Beoordeel het recht op een subsidie voor cliënt x'.
Op het hoogste niveau van afzonderlijke organisaties spreken we over bedrijfsprocessen, bijvoorbeeld: het bedrijfsproces van de Informatiebeheergroep is het toekennen van studiefinanciering.
Wanneer organisaties samenwerken, zouden we kunnen spreken van ketenprocessen. Liever spreken we hier over organisaties die elkaar services verlenen, waardoor de burger of het bedrijf geholpen kan worden. Bijvoorbeeld: landbouwbedrijven die hun producten willen exporteren hebben te maken met meerdere overheidsorganisaties maar ook met vervoersbedrijven. Door goede services af te spreken, helpen de landbouwbedrijven, overheden en vervoerders elkaar om de eigen dienst beter te kunnen leveren.
Een deel van deze services is ook voor andere afnemers interessant. De genoemde organisaties maken dus deel uit van een netwerk, waarbinnen samengewerkt wordt op basis van services. Het begrip 'ketenproces' moet dan ook terughoudend worden toegepast.
Door processen op de vorenstaande wijze te decomponeren, ontstaat een belangrijk methodisch kader voor de procesarchitectuur en de uitwerking daarvan in aansluitende en meer gedetailleerde procesmodellen. ... Bij het ontwikkelen van een bedrijfsarchitectuur gaan we tot en met het niveau van de werkprocessen. Het uitwerken daarvan in processtappen en handelingen behoort tot het terrein van de procesontwerpers.
[Hieronder] worden de formele definities gegeven van de hiërarchische niveaus of granulariteit in processen, die zojuist genoemd zijn.
'Ketenproces' of interactieperspectief
Een 'ketenproces' is een geordende reeks services die door verschillende organisaties aan elkaar worden geleverd met als doel via één organisatie een (combinatie van) dienst(en) te leveren aan een klant. We spreken hier bij voorkeur over het interactieperspectief.
Bedrijfsproces
Een bedrijfsproces is een geordende reeks werkprocessen die binnen één organisatie wordt uitgevoerd met als doel een (combinatie van) dienst(en) te leveren aan een externe klant.
Werkproces
Een werkproces is een geordende reeks processtappen die binnen één bedrijfsfunctie binnen een organisatie wordt uitgevoerd met als doel een specifieke bijdrage (prestatie) te leveren aan een dienst die uiteindelijk zal worden geleverd aan een klant.
Processtap
Een processtap is een geordende reeks handelingen die ononderbroken wordt uitgevoerd door één mens of machine. Eenheid van tijd, plaats en handelen.
Handeling
Een handeling is de kleinst mogelijke eenheid van werk die zinvol onderscheiden kan worden, uitgevoerd door één persoon of machine op één plek op één moment.
Procesdecompositie
Kenmerken 'Ketenproces' of interactieperspectief
— Meerdere organisaties betrokken.
— 'Ketenproces' staat tussen aanhalingstekens omdat het woord proces hier eigenlijk niet op zijn plaats is.
Een proces begint (trigger) namelijk altijd bij een bedrijf of organisatie. De interactie met een andere organisatie verloopt via services. Procesmodellen lopen dus nooit over meerdere bedrijven of organisaties heen.
Bedrijfsproces
— Bedrijfsprocessen worden uitgevoerd op basis van een verzoek van een klant of partner of door het aflopen van een interne 'wekker' (tijdtrigger, bijvoorbeeld op basis van een abonnement of het uitblijven van een verwachte reactie).
— Bedrijfsprocessen kennen vaak een invoerdeel, een verwerkingsdeel en een uitvoerdeel.
— Een bedrijfsproces heeft één eigenaar.
Werkproces
— Een werkproces is een logische eenheid van werk en levert een deelproduct/-dienst.
— Een werkproces is vaak een geschikte transactie-eenheid.
— Een werkproces kan autonoom, afhankelijk of zelfstandig zijn.
— Een werkproces heeft één manager. — Een werkproces heeft één bestuurd object (Aanvraag, Persoon, Order, Batch Orders, enzovoort). — Een werkproces hoort bij één bedrijfsfunctie. — Muteert en verwijdert gegevens binnen één informatiedomein, maar kan gegevens uit meerdere informatiedomeinen gebruiken.
— Het procesmodel van een werkproces is implementatievrij (het is niet te zien in hoeverre het handmatig of geautomatiseerd wordt uitgevoerd).
— Een werkproces bevat meestal meerdere processtappen.
— Een werkproces wordt ook wel aangeduid als subproces.
Processtap
— Ononderbroken: denk aan seconde tot een uur.
— Is alles of niets (andere status); als het stopt, moet opnieuw begonnen worden.
— Uitgevoerd door slechts één actor: mens of (cluster van) machine(s).
— Omvat één (proces)rol.
— Bij een processtap moet altijd de uitvoering worden aangegeven:
• volledig geautomatiseerd (Unattended) of
• geautomatiseerd ondersteund (Attended) of
• handmatig.
— Bevat meerdere handelingen.
Handeling
— Zinnig te onderscheiden handeling door mens of machine(functie).
Bedrijfsprocessen kunnen (zeker in informatie-intensieve dienstverlening) in drie stadia verdeeld worden:
(1) Invoer (Input)
Dat deel van een bedrijfsproces dat begint wanneer gegevens vanuit een bron worden ontvangen en eindigt met het doorgeven van een trigger aan het verwerkingsproces. Aan de bron wordt gemeld dat de invoer inhoudelijk verwerkt zal worden.
(2) Verwerking (Transactie)
Dat deel van een bedrijfsproces dat begint op basis van een trigger vanuit het invoerproces en eindigt met het doorgeven van een trigger aan het uitvoerproces.
(3) Uitvoer (Output)
Dat deel van een bedrijfsproces dat services en berichten die inhoudelijk gereed zijn daadwerkelijk naar de bestemming (klant, bedrijf, organisatie) brengt, eventueel gebundeld (combinatiediensten).
Bij het opstellen van de procesmodellen houden we slechts in beperkte zin rekening met de mate van automatisering. Pas nadat het procesmodel op basis van de gekozen principes goed is uitgewerkt, kan worden aangegeven welke delen van het proces geheel geautomatiseerd kunnen worden uitgevoerd, welke delen met workflowondersteuning door mensen worden uitgevoerd en welke delen geheel handmatig worden uitgevoerd.
