Rob Florijn, Manfred van Gurchom & Mike van der Meulen stellen in hun boek Kennis leren managen dat kennisverspreiding bestaat uit vijf deelprocessen:
Verspreiden van kennis
Door kennis te verspreiden wordt kennis in een organisatie tussen mensen gedeeld en wordt kennis op het juiste moment op de juiste plaats toegankelijk.
(...)
Het verspreiden van kennis omvat de volgende deelprocessen
(1) Expliciteren
(1.1) Expliciteren
(1.2) Consolideren
(1.3) Vertalen
(2) Vastleggen
(2.1) Formatteren
(2.2) Opslaan
(3) Distribueren
(3.1) Fysiek distribueren
(3.2) Kopiëren
(3.3) Communiceren
(4) Overdragen
(4.1) Communiceren en presenteren
(4.2) Trainen en opleiden
(4.3) Delen
(5) Toegankelijk maken
(5.1) Indexeren
(5.2) Communiceren inhoud/index
(5.3) Creëren toegang
(5.4) Beveiligen
Ad (1) Expliciteren van kennis
Kennis is niet altijd in een vorm voorhanden waarin het kan worden opgeslagen of aan anderen kan worden overgedragen en worden hergebruikt.
Sommige kennis is enkel 'in de hoofden' van enkele experts beschikbaar. Vraag is dan: 'Hoe krijg je deze kennis ook toegankelijk voor anderen?' De volgende activiteiten kunnen daarvoor worden uitgevoerd:
- men maakt de kennis expliciet door de experts deze te laten weergeven, vastleggen en opschrijven, etc;
- het consolideren van de kennis: een activiteit waarbij andere experts de expliciet gemaakte kennis analyseren en beoordelen. Zo ontstaat een weergave waar meerdere experts achter staan;
- het vertalen van kennis: de vertaalslag die nodig is om de kennis in een vorm te brengen die ook voor niet experts te begrijpen is.
(...)
Ad (2) Vastleggen van kennis
Een belangrijk deel van onze kennisoverdracht vindt plaats door persoonlijk contact. Maak ook door kennis vast te leggen, bijvoorbeeld in handboeken, in een trainings-CD-rom of in een informatiesysteem of kennisdatabase, wordt kennis gemakkelijker toegankelijk voor meer medewerkers. Het 'borgen' van kennis is het vastleggen en beschikbaar stellen van kennis zodat beschikbare kennis goed, stabiel en toegankelijk is, onafhankelijk van fluctuaties (zoals vertrek van medewerkers). Om dit te bereiken is nodig:
- dat de kennis in een zodanige vorm wordt gebracht dat deze kan worden vastgelegd en opgeslagen;
- dat kennis op één of andere manier wordt opgeslagen, bijvoorbeeld in tekst, beelden, coderingen of op andere media.
Ad (3) Distribueren van kennis
Een volgende stap is het daadwerkelijk verspreiden van kennis naar plaatsen waar men deze nodig heeft. Dat kan via diverse kanalen zoals via informatiesystemen, kennissystemen, media voor massacommunicatie, de communicatie tussen medewerkers onderling, tussen managers en medewerkers en die tussen afdelingen. Verder kan men kennis en informatie kopiëren en maakt men gebruik van een elektronisch netwerk om kennis te verspreiden.
Ad (4) Overdragen van kennis
Fysieke distributie van kennis alleen is niet voldoende om kennis tussen mensen over te dragen. Menselijke communicatie is van doorslaggevend belang om kennis daadwerkelijk effectief over te dragen naar een groep. Trainen en opleiden past daar goed bij. Men kan bijvoorbeeld presentaties houden voor collega's, 'binnenlopen' bij collega's om vragen te stellen en men kan elkaar helpen trainen. Naast de formele communicatiekanalen blijft het 'informele circuit' van het grootste belang.
Met het delen van kennis wordt het voor collega's beschikbaar stellen van persoonlijke kennis bedoeld en ook het gezamenlijk gebruik ervan. Zo kan een gezamenlijk referentiekader ontstaan over bijvoorbeeld 'best practices', voorbeeldprojecten en instrumenten: een gezamenlijke verzameling kennis die het startpunt vormt voor nieuwe creatieve activiteiten. Veel mensen zien informatie en kennis die zijn in hun werk opbouwen als hun persoonlijke eigendom en zien het bezit ervan als een uitdrukking van invloed of zelfs macht. Het delen van kennis betekent dan het delen van macht. Dit is voor veel mensen niet gemakkelijk en dus in de praktijk één van de redenen waardoor na de introductie van een infrastructuur, het alleen bij het voornemen om kennis te delen en over te dragen blijft.
Ad (5) Toegankelijk maken van kennis
Kennis moet ook toegankelijk zijn voor diegenen die het nodig hebben. Met andere woorden: de kennis moet ontsloten worden. Dit ontsluiten omvat de volgende activiteiten:
- het indexeren van kennis. Dit is het samenstellen van een overzicht of een 'inhoudsopgave' van een kennisgebied dat aangeeft waar en/of bij wie welke kennis te vinden is;
- het communiceren van deze index of 'kennisplattegrond' binnen de organisatie;
- het creëren van toegang tot de kennis. Dit kan uiteenlopen van het beheren van toegangsrechten tot een kennisdatabase, tot de openingstijden van een documentatiecentrum, of tot het aangeven van hoe en wanneer experts beschikbaar zijn;
- het beveiligen en beschermen of afschermen van de kennis. Kennis moet alleen toegankelijk worden voor medewerkers waarvoor deze bedoeld is. Er kunnen maatregelen nodig zijn om verlies van de kennis te voorkomen.
