AO Online beschrijft in het document De AO en procesmanagement de relatie tussen AO en procesmanagement:

De AO en procesmanagement

Een proces is een ordening van activiteiten, met een expliciet begin en einde, gericht op het doelbewust totstandkomen van een product of dienst voor een (interne) klant ((Tolsma & De Wit).

Op basis van deze definitie kunnen we vaststellen dat een proces moet voldoen aan de volgende voorwaarden:

1. het proces heeft een duidelijk begin (input) en einde (output)
2. het resultaat is gericht op een interne of externe klant
3. het proces moet waarde toevoegen voor de klant
4. het proces bevat een(chronologische)ordening van activiteiten

Binnen een organisatie komen we drie typen van processen tegen:

1.Primaire processen

Primaire processen zijn die processen die een rechtstreekse bijdrage leveren aan de realisatie van producten en diensten die een organisatie levert.

2.Ondersteunende processen

Ondersteunende processen leveren een ondersteuning aan het primaire proces (zoals Financiën, HRM, automatisering, etc). Dit zijn de processen die zorgdragen voor mensen, middelen, informatiesystemen, kennisvoorziening en organisatorische regelingen.

3.Besturende processen

Besturende processen plannen, coördineren en beheersen de primaire- en ondersteunende processen. Besturende processen vinden plaats op alle niveaus(strategisch, tactisch en operationeel).

Activiteit en Handeling

Zoals gezegd, bestaat een proces dus uit een chronologische ordening van activiteiten. Dat brengt ons op het begrip van een activiteit. Een activiteit is gekoppeld aan een individuele medewerker (of steeds vaker een systeem). De activiteit is vervolgens weer opgebouwd uit een aantal handelingen.

Een handeling is de meest elementaire vorm van een werkzaamheid in een organisatie. Op handelingsniveau kan onderscheid worden gemaakt in administratieve en niet-administratieve werkzaamheden.

Voorbeeld is de postregistratie dat de volgende handelingen kent:

1. Openen van de post
2. Datum stempelen van de post
3. Inschrijven van de post
4. Routeren van de post

De handelingen 1 en 4 zijn niet-administratieve werkzaamheden.

Niet-administratieve werkzaamheden hebben met het vakmanschap te maken. Het is niet altijd wenselijk om deze te beschrijven indien de vakman dit zelf wel kan uitmaken.

Een activiteit is een clustering van een of meer bij elkaar horende handelingen, zoals bij de activiteit postregistratie dat eerdergenoemde handelingen kent. Een activiteit kan bestaan uit zowel administratieve als niet-administratieve handelingen die veelal sterk met elkaar zijn verbonden. Ook kan een activiteit bestaan uit zowel geautomatiseerde als handmatige handelingen.

Wanneer vanuit een medewerker wordt bekeken welke activiteiten allemaal worden uitgevoerd,spreken we over taken. Taak en activiteit zijn dus synoniemen van elkaar. Vanuit het proces bezien spreken we over activiteiten en vanuit de functie bezien over taken.

(...)

Het laagste gedefinieerde procesuit het processenmodel wordt in een procesbeschrijving uitgewerkt. Centraal in het processchema staan de activiteiten.

Een activiteit wordt gedefinieerd als:Een activiteit is de clustering van een of meerdere bij elkaar horende handelingen.

Laagste niveau in de proceshiërarchie (bijv.het openen van de post).

Een activiteit kan geheel of niet administratief van aard zijn (openen post versus registratie van de post).Het uitwerken van een activiteit bestaat uit een aantal onderdelen:

• Basisbeschrijving van de activiteit
• Rollen bij de activiteit, gekoppeld aan functies
• Inputs en outputs behorende bij de activiteit
• Standaard documenten die bij de activiteit gebruikt worden

(...)

Basisbeschrijving van de activiteit

Het beschrijven van een activiteit kan langs een aantal kenmerken:

• Doel (waarom)
• Inhoud (wat)
• Werkinstructie (hoe)
• Frequentie(hoe vaak)
• Duur (hoe lang)
• Functies (wie)

Een activiteit wordt over het algemeen gestart door een bepaalde gebeurtenis of ook wel communicatie. Dit kan een email, document, telefoontje of persoonlijk contact zijn. De uitkomst van een activiteit is ook vaak een communicatie. Deze communicaties kunnen vanuit intern (andere functionarissen) of extern(leveranciers, klanten, etc)komen en ook weer internof extern een vervolg krijgen.

(...)

Rollen bij de activiteit

Bij een activiteit kunnen verschillende functionarissenbetrokken zijn in diverse rollen. Voor het maken van een offerte is bijvoorbeeld de account manager degene die deze maakt, de verkoopsecretaresse degene die de offerte controleert op taal en stijlfouten en de commercieel directeur degene die eindverantwoordelijk is en de offerte tekent. Indit voorbeeld zijn dan 3 functionarissenin een verschillende rol actief bij de activiteit Offerte maken. Voor het vaststellen van de verschillende rollen kan gebruik worden gemaakt van verschillende conventies. Veel gebruikte modellen zijn RACI en RASCI.

RACI staat voor:

• Responsible(R)
• Accountable(A)
• Consulted(C)
• Informed(I)

Bron: De AO en procesmanagement