Volgens Matthieu Weggeman en Henry Mintberg bestaat bij professionals het risico dat ze problemen gaan zoeken bij oplossingen. Het bijbehorende begrijp is dat van bovenmatig vakjes-denken (pigeon holing), waarbij nieuwe problemen, gevallen en situaties (te) snel ingedeeld worden in een vakje van je mentale vakkenkast omdat je hier een mooie oplossing bij hebt. Er is niets mis met het categoriseren in vakjes, maar het risico dreigt dat je de hele wereld ziet als een spijker, als je enige gereedschap een hamer is:

Een bijzondere professional: de kenniswerker

Om professionals in de categorie schapenscheerders en glasblazers van kenniswerkers te onderscheiden, kunnen we kenniswerkers beschouwen als diegenen die bij het doen van hun werk nauwelijks spierkracht of bijzonder handvaardigheden gebruiken maar vooral ideeën, begrippen, modellen en andere informatie. Een geschikte definitie is de volgende: een kenniswerker is iemand die voor het - goed - uitvoeren van zijn primaire taak permanent en relatief veel moet leren; relatief ten opzichte van een buschauffeur, cassière of lokettiste ten stadhuize.

(...)

't Hart en Schuwer geven aan dat kenniswerkers zich ten minste op de drie volgende kenmerken onderscheiden van andere medewerkers:

(1) De kenniswerker is actief in het primaire proces van de organisatie. Dit criterium wordt gehanteerd om de kenniswerkers te onderscheiden van besturende professionals, zoals managers.

(2) De kenniswerker behandelt dagelijks een aantal discrete casussen (gevallen). Dit criterium wordt gehanteerd om de kenniswerker te onderscheiden van bijvoorbeeld procesoperators of piloten, die wellicht al 'besturende' professional genoemd kunnen worden en die bovendien met een continu veranderende systeemtoestand te maken hebben. De kenniswerker daarentegen wordt geconfronteerd met discrete, relatief van elkaar onafhankelijke casussen.

(3) De kenniswerker hanteert vooral cognitieve vaardigheden in plaats van motorische vaardigheden. Dit criterium wordt gehanteerd om de kenniswerker te onderscheiden van meer 'blue collar'-achtige professionals, zoals onderhoudsmonteurs.

(...)

Criteria waaraan professionals moeten voldoen om succesvol te kunnen functioneren:

• Vakinhoudelijke capaciteit: de kennis bezitten om keer op keer een effectieve bijdrage te leveren op hoog deskundigheidsniveau
• Ontwikkelingspotentie: het vermogen hebben om zichzelf vakinhoudelijk voortdurend te vernieuwen en de grenzen van de eigen mogelijkheden te verleggen.
• Creativiteit: in staat zijn om problemen creatief te formuleren en het kunnen creëren van oorspronkelijke en vernieuwende antwoorden en oplossingen.
• Initiatief en ondernemerschap: bereid en in staat zijn om voorstellen te doen uit eigen beweging en nieuwe ontwikkelingen op gang te brengen (innovatie).
• Samenwerkingsbereidheid: over het vermogen beschikken om in samenspel met anderen het gezamenlijke resultaat te verbeteren.
• Blijvende betrokkenheid: de neiging hebben om een substantieel deel van de loopbaan te willen realiseren bij dezelfde organisatie, zodat inviduele bijdragen ook betekenis kunnen krijgen in de context van de collectieve ambitie.

Een universeel kenmerk van professionals - de behoefte aan vrijheid en autonomie - is er de oorzaak van dat het hen vooral moeite kost om ook goed te scoren op de laatste twee criteria.

(...)

I- en R-professionals

Er zijn dominant Routinematig werkende professionals en dominant Improviserende of Innoverende kenniswerkers. (...) [M]ijn 'educated guess' is dat zo'n 80 à 85 procent van de kenniswerkers uiteindelijk, op enig moment in hun loopbaan, de ster-categorie van I-prof moeten verlaten om toet te treden tot het corps der dominant routinematig werkende specialisten.

Professionals hoeven ook niet altijd innovatief te zijn. Stel, je hebt een ontstoken appendix die uitgenomen moet worden en de I-chirurg zegt: "Eens kijken langs welke route we vandaag de blindedarm eens zullen benaderen.' Voor professionele bureaucratieën die opereren in een stabiele maar complexe omgeving (zoals perifere) ziekenhuizen geeft Mintzberg aan dat 'the organization turns to the one coordinating mechanism that allows for standardization and decentralization at the same time, namely the standardization of skills.' In die professionele bureaucratieën kunnen veel R-profs worden aangetroffen.

Voor wat de deskundigheidsontwikkeling van de R-prof betreft, is het zo dat zij op enig moment in hun loopbaan steeds meer situaties als complex gaan ervaren - situaties die zij in de periode daarvóór eerder als interessant en uitdagend kwalificeerden. De aanpak is dan doorgaans die complexe situatie te vereenvoudigen en vervolgens te standaardizeren. Perrow heeft dit mechanisme pigeon holing genoemd. Het bestaat hierin dat de R-prof de behoefte van de klant diagnosticeert en categoriseert in termen van een veel voorkomend geval waarvoor een standaard aanpak of programma aanwezig is hetgeen vervolgens van toepassing wordt verklaard. Mensen, problemen en situaties 'are categorized and placed into pigeon holes because it would take enormous resources to treat ever case as unique and requireing thorough analysis. Like stereotypes, categories allow us to move through the world without making continuous decisions at every moment.'

De R-prof zet dus zijn kennis in om een correcte diagnose te maken om op basis daarvan de juiste keuze te kunnen maken uit de beschikbare standaardprogramma's en protocollen. Pigeon-holing wordt tot een ware kunst verheven wanneer de R-prof overal toepassingsmogelijkheden ziet van datgene waar hij goed in is. 'Als je alleen over een hamer beschikt, ben je geneigd de hele wereld als een spijker te zien,' heeft Abraham Maslow ooit gezegd. In dit vergevorderde stadium van pigeon holing, zijn R-profs in toenemende mate geneigd problemen te definiëren in termen van oplossingen die ze kunnen bieden.

Het categorisatieproces (Pigeon Holing)

Om te begrijpen hoe de uitvoerende kern van de professionele bureaucaratie functioneert, zou men zich die kunnen voorstellen als een repertoire van standaardprogramma's - dat is dus de set vaardigheden die de professionas steeds bij de hand hebben. Dat repertoire wordt toegepast op vooraf bepaalde situaties, 'gevallen' die ook gestandaardiseerd zijn. Weick (1976) schreef hierover: "Scholen houden zich bezig met het opzetten en handhaven van categorieën". Dat proces wordt wel betiteld als categorisatie. In dit opzicht heeft de professional twee basistaken: (1) de behoefte van de cliënt onderbrengen in een categorie van bepaalde gevallen die aangeeft welk standaardprogramma hij moet gebruiken - deze taak wordt diagnose genoemd, en (2) dat programma toepassen of uitvoeren. Alles in vakjes indelen vereenvoudigt de zaken aanzienlijk. "Mensen worden in categorieën en vakjes ingedeeld omdat het enorm veel mankracht zou vergen als ieder geval op zichzelf zou worden bekeken en grondig geanalyseerd. Categorieën zijn als stereotypen, daardoor kunnen we ons in deze wereld redden zonder dat we iedere minuut nieuwe beslissingen moeten nemen".

(...)

Simon weet het idee van de indeling in vakjes goed onder woorden te brengen: "Het plezier dat een goede professional beleeft aan zijn werk houdt niet alleen in dat hij graag moeilijke zaken behandelt. Hij schept er genoegen in een goed gevulde gereedschapskist vol goed ontworpen instrumenten te gebruiken om problemen op te lossen waarvan hij wel de totaalstructuur begrijpt maar nog niet de details kent".

Door alles in vakjes in te delen kan de professionele bureaucratie de verschillende uitvoerende taken van elkaar loskoppelen en toewijzen aan individuele , betrekkelijk autonome professionals. Die hoeven dan niet alle aandacht te schenken aan de onderlinge coördinatie van hun werkzaamheden, maar kunnen zich concentreren op de vervolmaking van hun vaardigheden. Niet alle onzekerheid over hun arbeidsprestatie kan zo worden weggenomen, maar wel wordt geprobeerd om eventueel overgebleven onzekerheden te beperken tot het werk van iedere professional apart. Het gevolg is dat de professional ruime vrijheid van handelen in zijn eigen werk moet hebben.

Bron: Organisatiestructuren, Henri Mintzberg; Leidinggeven aan professionals? Niet doen! - over kenniswerkers, vakmanschap en innovatie, Mathieu Weggeman