Eeke Dijkstra en Jurriaan Dolman beschrijven in het boek De kick van feedback - energiek en prettig samenwerken op heldere wijze de essentie van het geven en ontvangen van feedback:

De letterlijke betekenis van feedback is terugkoppeling. Als je feedback geeft, geef je de ander terugkoppeling op zijn gedrag en hoe dat gedrag op jou overkomt. Het doel hiervan is dat de ander de toekomst van dat gedrag kan aanpassen op een manier die effectiever is dan daarvoor. Door het verkrijgen van feedback is iemand in staat om zich te ontwikkelen. Hij kan nieuwe vaardigheden en gedrag aanleren waardoor hij beter wordt in wat hij doet. Een ander effect is dat de samenwerking tussen feedbackgever en feedbackontvanger verbetert. Door het geven van feedback gun je de ander immers een kijkje naar binnen. Deze openheid is goed voor de relatie, want door het uitwisselen van hoe je elkaar ziet, raak je beter op de hoogte van wat de ander een goede en een prettige manier van samenwerken vindt.

We onderscheiden twee soorten feedback: positieve en negatieve feedback. Positieve feedback is feedback op gedrag dat de gever effectief, nuttig of prettig vindt (ook wel compliment genoemd). Het doel van de feedback is dat de ander het positieve gedrag in stand houdt of zelfs vaker gaat laten zien. Daar staat tegenover dat negatieve feedback gaat over iets dat de gever ongewenst, ineffectief of onprettig vindt. Hierbij is het doel dat de ander het benoemde gedrag gaat aanpassen of verminderen.

Beide soorten feedback worden gegeven vanuit een positieve intentie. Het predicaat 'positief' of 'negatief' wil dus niets zeggen over de aard van het gesprek of de bedoeling van waaruit de gever handelt.

(...)

Uitgangspunten van effectieve feedback

Bruikbaarheid

De feedback die je aan een ander geeft, dient bruikbaar te zijn. De ander moet er iets aan hebben. Het gaat dus niet om het uiten van je ongenoegen. Er moet een intentie van de gever zijn om oplossingsgericht te werk te gaan.

Neutraliteit

Feedback mag nooit veronderstellend zijn. Natuurlijk is het mogelijk dat de ontvanger de feedback als veroordelend zal ervaren. Je kunt de kans hierop echter zo klein mogelijk maken door je feedback neutraal over te brengen. Ook hier speelt de intentie van de gever een belangrijke rol.

Actualiteit

Feedback dient te gaan over iets dat in het heden speelt. Denk aan het gezegde: 'Geen oude koeien uit de sloot halen.' Vaak is er sprake van een drupel die de emmer doet overlopen. 'En nu we het er toch over hebben, vorig jaar heb jij ...' Dan is het effectiever om te beperken tot het bespreken van de druppel en niet de hele emmer over hem heen te storten.

Openheid

Dit is een van de belangrijkste uitgangspunten. Doordat jij open bent over wat het gedrag van de ander met jou doet, nodig je de ander uit om dezelfde openheid te tonen. Dit verbetert jullie samenwerking en vergroot de kans dat je samen tot een oplossing komt.

Zakelijkheid

Met feedback geef je iemand niet alleen terug wat zijn gedrag met jou doet, maar ook wat het effect is op het grotere geheel, meestal de werkcontext. Hiermee help je hem het effect van zijn gedrag in een groter kader te plaatsen.

Veranderbaarheid

Feedback is gericht op veranderbaar gedrag. Alleen dan zal de ontvanger gedreven zijn om daadwerkelijk iets met de feedback te doen.

Gelijkwaardigheid

Hoewel je met elkaar praat over wat de ander wellicht zou kunnen verbeteren, is het belangrijk te beseffen dat je te allen tijde gelijkwaardig aan elkaar bent. Je wisselt beelden met elkaar uit, zonder dat de een of ander gelijk heeft. Er is een basis van respect en oprechtheid nodig om eerlijk en open met elkaar in gesprek te gaan over wat je van elkaar vindt.

(...)

Het feedbackmodel bestaat uit vier stappen. Het is bedoeld als hulpmiddel om een feedbackgesprek structuur te geven. Je zult merken dat deze stapen voldoen aan de genoemde uitgangspunten. Elke stap in het gesprek begint met de letter G. De vier G's zijn:

1. G1 - Gedrag: het gedrag dat de ander vertoont en waarop jij feedback wilt geven.

2. G2 - Gevoel:het gevoel dat jij krijgt door het gedrag van de ander.

3. G3 - Gevolg: het effect van het gedrag van de ander (op jou en de omgeving).

4. G4 - Gewenst gedrag: het gedrag zoals je dat liever zou willen zien bij de ander.

Ad (1) Gedrag

Wees feitelijk en specifiek

Bij het geven van feedback is het gewenst om dit zo feitelijk mogelijk te doen. Hoe concreter de voorbeelden die je noemt, hoe groter de kans dat de feedbackontvanger herkent wat het gedrag is dat je bedoelt.

(...)

Vermijnd daarnaast 'alles of niets'-uitspraken. Daarmee bedoelen we dat je termen gebruikt als 'altijd' of 'nooit''. Hiermee wordt het voor de feedbackontvanger groter en bedreigender dan het feitelijk is. Is het waar dat iemand altijd het gedrag vertoont waar jij je aan stoort? Waarschijnlijk niet.

Vermijd woorden met lading

Sommige woorden hebben een bepaalde lading, een zeker emotioneel label dat de meeste mensen met het woord associëren. 'Altijd' en 'niets' zijn hiervan een voorbeeld, maar ook woorden als 'steeds', 'eindelijk', 'zelfs', et cetera. Kleine woorden die grote invloed hebben op hoe jouw boodschap overkomt, en daarmee op het effect van je feedback.

(...)

Gebruik voorbeelden

Benut voorbeeldsituaties uit het verleden. Door in je voorbereiding van het te voeren feedbackgesprek een aantal concrete situaties te verzamelen, heb je stof om het gesprek te voeren. Hoe minder tijd er tussen het feedbackgesprek en het moment waarop iemand zich op een bepaalde manier gedroeg, hoe krachtiger de boodschap.

Ad (2) Gevoel

Spreek namens jezelf

Spreek je feedback altijd uit namens jezelf. Door anderen te betrekken in je feedback, begeef je je op glad ijs. Je verzwakt je eigen boodschap omdat je impliciet laat merken dat je je eigen boodschap niet sterk genoeg vindt. Je hebt kennelijk anderen nodig om het te verstevigen. Daarnaast zal de ontvanger sneller in de verdediging schieten, omdat je met anderen over hem hebt gesproken.

(...)

Zwak jouw feedback niet af

Gebruik heldere taal. Vaak zijn we te voorzichtig bij het geven van feedback. Een reden hiervoor is dat je de ander niet onnodig wilt kwetsen of dat je bang bent voor dienst reactie.

Ad (4) Gewenst gedrag

De laatste stap van het model is het gewenste gedrag (G4). Het gedrag is beschreven (G1), net als het gevoel dat het bij jou oproept (G2) en wat de zakelijke gevolgen ervan zijn (G3). Nu is het tijd om het te hebben over hoe het anders kan.

Zoek de dialoog

Tijdens G1 tot en met G3 heb je ruimte genomen om te zeggen wat voor jou belangrijk is. Nu is het tijd om de ander de ruimte te geven om te reageren. In die zin is G4 vragender dan de eerste drie G's.

(...)

Feedback ontvangen

Het ontvangen van feedback kun je opdelen in drie stappen of drie B's:

1. Begrijpen wat het belang is van de ander.

2. Bedanken voor de feedback.

3. Beoordelen of je er iets mee kan in de praktijk.

Bron: De kick van feedback - energiek en prettig samenwerken, Eeke Dijkstra & Jurriaan Dolman