Monitoring

Definitie en doel

De definitie van monitoring die Wikipedia noemt, is 'het gebruik van meetgereedschap voor het volgen of bewaken van bepaalde eigenschappen'. Een uitgebreidere definitie is: 'stand-van-zakenonderzoek door het herhaald verzamelen, opnemen en terugkoppelen van informatie op een zodanige manier dat gewenste acties worden gestart of voortgezet om een bepaalde ontwikkeling of trends te kunnen volgen of veranderingen in de omgeving of in de leefsituatie of de gezondheidstoestand van een bepaalde bevolkingsgroep of leeftijdsgroep op te sporen' (Thesaurus Zorg en Welzijn).

De kern van monitoring is het verzamelen én op de juiste manier benutten van data. Dat kan door de monitor in te bedden in een verbetercyclus. In de veelgebruikte Plan- Do- Check- Act-cyclus (PDCA-cyclus) vindt het monitoren, en het gesprek daarover, plaats in de check- (of study-) fase. Die fase vormt de basis voor het formuleren van acties die vervolgens in de praktijk worden gebracht. Bij een volgende meting wordt besproken of de acties effect gehad hebben.

(...)

Waarom monitoren?

Monitoring is geen doel op zich. Het doel van monitoring is zicht krijgen op de situatie van een bepaalde praktijk of doelgroep en op de ontwikkelingen daarin. Maar monitoring kan ook dienen om kwaliteit te bewaken en te verbeteren. Dat kan op verschillende niveaus in een organisatie. Het meest effectief is om te beginnen in het primaire proces.

(...)

Wat zijn prestatie-indicatoren?

Een prestatie-indicator is een ‘meetlat’ om de prestaties van een persoon of een organisatie in beeld te brengen. Het werken met prestatie-indicatoren is een belangrijk aspect van praktijkmonitoring.  Men gebruikt deze meetlat met het oog op de vraag of een missie die men wil volbrengen ook daadwerkelijk wordt gerealiseerd, en of er in dat kader een verbetering in de prestaties wenselijk is. Met andere woorden: het meten van prestaties gebeurt nooit doelloos, maar staat altijd in het teken van een zinvolle informatiebehoefte.

Er laten zich drie soorten prestatie-indicatoren onderscheiden:

1. Structuurindicatoren: indicatoren die betrekking hebben op de voorwaarden om [organisatie]doelen te realiseren.

2. Procesindicatoren: indicatoren die betrekking op de vraag langs welke weg de organisatie de doelen realiseert. Vaak vallen hieronder ook productie-indicatoren (ook wel output-indicatoren genoemd), zoals het aantal afgegeven indicatiebesluiten ten opzichte van het aantal aanmeldingen.

3. Resultaatindicatoren: ook wel uitkomst- of outcome-indicatoren genoemd. Het aantal tevreden klanten is bijvoorbeeld een resultaatindicator.

Bij effectmonitoring is de focus gericht op resultaatindicatoren.

(...)

Leidt het werken met prestatie-indicatoren niet tot calculerend gedrag?

Dat kan. Verschillende auteurs wijzen erop dat het werken met prestatie-indicatoren leidt tot pervers, calculerend gedrag, of zelfs tot stagnatie van innovatie. (...) Dat is een risico als het middel van prestatie-indicatoren oneigenlijk wordt ingezet. Het gaat erom dat de monitoring van de resultaten ... een functionele plek heeft in een gezamenlijke ambitie om de zorg te verbeteren. Belangrijk is daarbij dat de cijfers worden teruggekoppeld ... met een aantal kernvragen: Herkennen we de cijfers? Kunnen we ze verklaren? Zijn ze te verbeteren?

Onze ervaring is dat dit bij de betrokkenen kwaliteitsbewustzijn en een proces van verbetering op gang brengt.  [Er zijn vaak] enorme verbeterslagen te maken als men een gezamenlijke ambitie nastreeft in de verbetering van het werk en het gebruik van monitorgegevens daaraan koppelt.

Werken met prestatie-indicatoren hoeft dus niet per se te leiden tot pervertering. Het kan ook helpen een werkwijze te verbeteren.... De kern ligt in het verstandig omgaan met het instrument van de indicatoren.

Bron: 55 vragen over effectiviteit, antwoorden voor de jeugdzorg; Tom van Yperen (Redactie)