Neil Webers Lucas van Engelen en Thom Luijben beschrijven in hun boek Het groot verbeterboek - meer dan 120 tools en concepten voor procesverbeteraars en verandermanagers hoe je bij het bepalen van doelen gebruik kunt maken van het SMART-principe:

Om te kunnen verbeteren, heb je een doel nodig. Een verbeterstap is namelijk het overbruggen van het verschil (of de afwijking) tussen de prestatiewaarde die je op dit moment meet en het doel waar je naartoe wilt. Zonder doel is er geen afwijking. Zonder afwijking is er geen verbeteringstrigger. Dit instrument geeft je houvast om doelen te bepalen en ze om te zetten in daden.

Resultaat

Visie zonder actie is hallucinatie. De eerste stap naar het concreet maken van een visie is het stellen van doelen. Als je deze doelen vertaalt naar acties, worden ze dagelijkse werkelijkheid. ...

Aanpak

Zomaar een doel formuleren is niet voldoende. De manier waarop je het doel verwoordt, draagt bij aan het bepalen ervan. De meestgebruikte manier om een doel te formuleren, is het SMART-principe. SMART staat voor:

1. Specifiek: het doel is duidelijk beschreven. Hoe feitelijker hoe meetbaarder, hoe beter. Je krijgt een doel stelling specifiek door antwoord te geven op de zes W-vragen: (a) Wat wil je precies bereiken? (b) Wie speelt een rol bij de totstandkoming van het resultaat?, (c) Waar gaat de uitvoering plaatsvinden? (d) Wanneer gaat de uitvoering van het doel plaatsvinden? (e) Welke sub- of deeldoelen kun je onderscheiden? (f) Waarom wil je het doel bereiken?

2. Meetbaar: de normstelling van het doel + het systeem dat je kunt gebruiken om (deel)resultaten te meten.

3. Acceptabel: draagvlak dat noodzakelijk is om de resultaten te behalen. Wat vinden de medewerkers aan het doel van deze doelstelling? Zijn er nog meer belanghebbenden die je moet informeren of consulteren?

4. Realistisch: haalbaarheid van de doelstelling. Is de doelstelling binnen de gestelde tijd te halen? Ligt de lat hoog genoeg. Of ligt de laat te hoog? Hou als richtlijn aan dat het doel goed is als de slagingskans groter is dan 50 procent.

5. Tijdsgebonden: termijn waarbinnen het doel gehaald moet worden. Ook staat tijdgebonden voor duidelijke tussenstappen. Wat is het beginpunt van de doelstelling en wat is het eindpunt waarop het resultaat wordt gemeten?

Om prikkelend te zijn moet een doelstelling buiten de comfortzone van de organisatie, het verbeterteam of het individu liggen. Je kunt bepalen hoe ambitieus je doel is door deze te scoren op zeven doelniveaus. Hierbij wordt elk doelniveau bepaald aan het hand van het ambitieniveau van het doel in relatie tot de beschikbare middelen. De schaalverdeling van de doelniveaus loopt van:

• -3 Verveling: beschikbare middelen zijn zo overvloedig aanwezig, dat er totaal geen uitdaging meer is en er meer dan voldoende tijd en middelen aanwezig zijn om zelf andere uitdagingen te gaan zoeken
• -2 Achteroverleunen: doel is prima te behalen binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen. Met minder inspanning is dit doelniveau ook goed te halen.
• -1 Rustig aan: bij dit doelniveau zijn de middelen iets meer aanwezig om het gestelde doel te halen.
• 0 Comfortzone: doelen zijn in lijn met de beschikbare middelen. De doelstelling is niet uitdagend, maar precies voldoende om te behalen met de beschikbare middelen
• +1 Stretch: middelen zijn net niet voldoende om het doel te behalen. Het doel ligt iets hoger dan onder normale omstandigheden haalbaar is.
• +2 Stress: doel ligt zo hoog, dat het nooit met de beschikbare middelen behaald zou kunnen worden.
• +3 Paniek: doel ligt zo hoog, dat het geen zin meer heeft aan de uitdaging te beginnen. Paniek in dit doelniveau uit zich bij iedereen anders. Bij de een leidt het tot apathie, bij de ander tot nerveus, druk gedrag.

Bron: Het groot verbeterboek - meer dan 120 tools en concepten voor procesverbeteraars en verandermanagers, Neil Webers, Lucas van Engelen & Thom Luijben