Volgens Jan in ’t Veld heeft een systeem drie essentiële kenmerken:
• een systeem wil een doel bereiken,
• het systeem bevat een verzameling elementen,
• er bestaat een samenhang tussen die elementen.
Een systeem bestaat dus uit een verzameling mensen en middelen die samenwerken om het systeemdoel te bereiken. In ’t Veld definieert een systeem als een, afhankelijk van het door de onderzoeker gestelde doel, binnen de totale werkelijkheid te onderscheiden verzameling elementen. Deze elementen hebben onderlinge relaties en (eventueel) relaties met andere elementen uit de buitenwereld.
Volgens de definitie bevat een systeem elementen. Elementen zijn de kleinste delen die de onderzoeker wil bekijken, gezien zijn doel. Elementen kunnen zowel materieel (stoelen, mensen) als niet-materieel (dienst, informatie) zijn. De opsomming van alle verschillende elementen in het systeem noemen we de inhoud, zoals stoelen, tafels, mensen enzovoort. Nu kunnen die elementen ook nog eigenschappen hebben. Dit kan van alles zijn, fysieke, sociale of esthetische eigenschappen. Een mens heeft bijvoorbeeld als eigenschappen een bepaalde lengte, een bepaald karakter.
Nu is in de definitie van een systeem gesteld dat de elementen relaties hebben. Dat betekent dat er een bepaalde samenhang tussen hen is. Die elementen beïnvloeden elkaar, dus een eigenschap van een element kan een verandering tot stand brengen in de waarde van een eigenschap van een ander element. (…) De opsomming van alle relaties in een systeem noemen we de structuur. Als we de relaties binnen het systeem bekijken, spreken we van de interne structuur. Als we de relaties met de buitenwereld erbij betrekken, betreft het de externe structuur. Spreken we van de buitenwereld ofwel van de totale werkelijkheid, dan noemen we dat het universum.
Subsystemen en aspectsystemen
Een systeem bestaat uit elementen en relaties. Soms is het systeem te groot om in zijn geheel te bestuderen en splitsen we het op in subsystemen. Denk bijvoorbeeld aan een multinational die binnen de productieafdeling van een van zijn dochterbedrijven problemen heeft. Het heeft geen zin om het hele systeem ‘multinational’ te bekijken, en ook niet het subsysteem ‘dochterbedrijf’; we bekijken in dit geval alleen de afdeling van het dochterbedrijf.
Een subsysteem is een deelverzameling van de elementen van het systeem, waarbij alle oorspronkelijke relaties tussen de elementen onveranderd behouden blijven. Het is het beste om in een organisatie, afhankelijk van het probleem, die subsystemen te kiezen die een min of meer zelfstandig deel vormen of die een bepaald proces in zich hebben. Dit is belangrijk om duidelijk de grenzen te kunnen stellen. Bijvoorbeeld een afdeling financiële zaken of een informatiestroom door het hele bedrijf.
Binnen de systeembenadering staan de elementen van een (sub)systeem en de relaties daartussen centraal. Als we van die verschillende relaties een deel afsplitsen, spreken we van een aspectsysteem. (…) Een aspectsysteem is een deelverzameling van de relaties in het (sub)systeem, waarbij alle elementen onveranderd behouden blijven.
Mengvormen van sub- en aspectensystemen zijn ook mogelijk. Bijvoorbeeld als we we van een bepaald subsysteem, de klas, een bepaald aspect bestuderen, bijvoorbeeld de studenten bekijken die lid zijn van de studentenvereniging. Dan is sprake van een sub-aspectsysteem.
We onderscheiden het systeem en zijn omgeving. Het systeem wil een doel in die omgeving bereiken en vervult daarvoor verschillende functies.Om het onderscheid tussen het systeem en zijn omgeving heel duidelijk te maken, moeten we ergens een systeemgrens trekken. In- en uitvoeren stromen dus door deze grens heen. In de praktijk is het best lastig die grens te bepalen. Als we het systeem te ruim nemen, is er kans dat het proces steeds onoverzichtelijker wordt. Nemen we het systeem te nauw, dan kunnen we misschien de oorzaak van het te onderzoeken probleem niet vinden.
