Om een organisatie minder afhankelijk te maken van de persoonlijke kenmerken van mensen en meer structuur aan te brengen, worden rollen en functies gehanteerd. Door te werken met persoonsonafhankelijke rollen en functies te gebruiken, is het voor een organisatie eenvoudiger om wijzigingen in het medewerkersbestand te verwerken. Bovendien is het eenvoudiger medewerkers te trainen in vaardigheden die voor een bepaalde rol of functie nodig zijn.
Hoving en Van Bon definiëren het onderscheid tussen rollen en functies als volgt:
- een medewerker heeft een functie
- per functie is een takenpakket vastgelegd in termen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV)
- een rol is een verzameling taken die betrekking hebben op overeenkomstige en samenhangende activiteiten
- een functie kan uit één of meer rollen bestaan
- een rol kan aan verschillende functies worden gekoppeld
Het doel van het bepalen van rollen en functies is het ordenen van de relaties tussen mensen (People) en activiteiten (Process), waarbij rollen abstract zijn en functies persoonsgebonden zijn. De betrokkenheid bij een activiteit kan verschillende vormen hebben. Deze vormen kunnen worden ingedeeld met behulp van het RACI-model.
De toekenning van activiteiten aan rollen, en van rollen aan functies is een organisatiespecifieke keuze, die wordt vastgelegd in het zgn. functiehuis van een organisatie.